Assistante Administrative – Direction Aménagement
À propos de nous
La Communauté de Communes Estuaire et Sillon, située au cœur du département de Loire-Atlantique, entre Nantes et Saint-Nazaire, regroupe 11 communes désireuses de travailler de concert et fédérer leurs énergies pour mettre en œuvre de grands projets de développement local. Elle regroupe les communes de Bouée, Campbon, Cordemais, Lavau sur Loire, La Chapelle-Launay, Le Temple de Bretagne, Malville, Prinquiau, Quilly, Saint Etienne de Montluc et Savenay.
Mission
La Communauté de Communes Estuaire et Sillon recrute pour son service Aménagement de l'Espace sur la Commune de Savenay un assistant administratif ou une assistante administrative, pour effectuer un remplacement.
Vos missions :
Activités principales et compétences associées
Accueil de la direction
Accueillir physiquement ou par téléphone les interlocuteurs
Donner les informations préliminaires et orienter les interlocuteurs
Gérer l’agenda de la direction (rendez-vous avec les élus, les porteurs de projets et les partenaires)
Assistance administrative de la direction
Gérer le courrier papier et numérique
Organiser, planifier et suivre les réunions : dates, agendas, convocations….
Réserver les salles, des équipements et les véhicules
Organiser les déplacements, gérer les frais km et restaurant
Appuyer à la rédaction, la mise en forme et l’envoi des comptes-rendus de réunion
Organiser, saisir et suivre l’archivage des dossiers de la direction
Suivre les parapheurs électroniques et papiers de la direction
Suivre et mettre à jour les congés et les heures de récupérations des agents de la direction
Aider à la préparation du budget général et du budget vert de la direction
Assurer le suivi des déclarations d’intention d’aliéner (DIA)
Assurer le suivi des conventions avec les partenaires, rédiger des décisions
Assurer le suivi administratif des études générales, le cas échéant (consultation, bons de commande…)
Aider à l’organisation de l’arborescence informatique et l’archivage numérique des dossiers de la direction
Activités spécifiques
En l’absence de l’agent d’accueil dédié de la Communauté de communes (les lundis, congés et absences ponctuelles), l’assistante administrative de la DAE assure les missions suivantes :
L’accueil physique et téléphonique
La réception, l’enregistrement et la diffusion du courrier, des parapheurs et des colis
La gestion de la messagerie générale
L’assistance à la maintenance des outils bureautiques (copieur, machine à affranchir, fontaine à eau etc…) et la gestion des demandes d’interventions techniques pour le bâtiment du siège
En cas d’urgence et à titre exceptionnel, le remplacement de l’assistante de direction en son absence sur certains domaines tout en assurant l’accueil général du public
Conditions de travail : travail à temps complet
Lieu de travail : Savenay
Grade(s) demandé(s) : adjoint administratif
Renseignements complémentaires : Monsieur Franck BONHOME - Directeur de l'Aménagement de l'Espace - -
Avantages liés au poste :
Une participation mutuelle
Accessibilité : la commune de Savenay est accessible en train (remboursement des abonnements de transports à hauteur de 75%)
Le déménagement de nos locaux est prévu dans la Maison de l'intercommunalité à Savenay fin 2026.
Profil
Savoirs généraux et socio-professionnels
Connaissance des collectivités territoriales
Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel et Outlook)
Maitrise des outils de gestion des courriers (DOTELEC), de la plateforme des transmissions des actes (IXBUS), et du logiciel OXALIS pour les DIA
Bonne connaissance des outils de gestion de financière (CIRIL, MANTY)
Maitrise des techniques du secrétariat (prise de note)
Qualité d’expression orale et écrite
Capacité à recevoir et orienter les demandes
Savoirs être
Qualité relationnelle et sens du contact
Capacité d’organisation
Rigueur
Discrétion et diplomatie
Polyvalence et adaptabilité