Assistante administrative des Services Techniques - MAIRIE ST DENIS D'OLERON

Responsabilités

• Sous la direction du Responsable des Services Techniques, assure des tâches administratives pour les différents pôles des Services Techniques (Environnement / Bâtiment / Moyens et Services) : secrétariat, gestion des plannings, appui marchés publics, finances, achats et administratif général.
• Assurer des tâches de secrétariat : accueil physique et téléphonique, rédaction et mise en forme de courriers, gestion du flux de mails, suivi des dossiers administratifs des différents pôles (environnement, bâtiment, moyens et services).
• Formaliser des courriers divers à destination des riverains, entreprises ou administration.
• Gérer et planifier les réunions, les rendez‑vous, les déplacements, tenir à jour les agendas et coordonner les informations pour l’équipe.
• Contribuer à la gestion financière et comptable : préparation et vérification des bons de commande, suivi des factures fournisseurs, appui au montage des dossiers de subventions, suivi budgétaire en collaboration avec le service finances.
• Gestion du progiciel relatif au temps de travail des agents.
• Assure l’interface et la transmission des éléments variables au service des Ressources Humaines (astreintes, congés, heures supplémentaires, etc.)
• Classer, archiver et mettre à jour les documents administratifs, assurer le suivi et la diffusion de l’information interne.