Assistante Administrative de Secteur F/H

Description de la mission

ETF recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) de Secteur pour son Agence Centre.

Rattaché(e) au Chef d'Agence et/ou au Chef de Secteur, vous assurez un rôle clé dans la gestion administrative du personnel et le bon fonctionnement des activités du secteur.

Vos missions principales :

Gestion des temps et du personnel

• Assurer l'intégration, le contrôle, la correction et la transmission des pointages du personnel
• Collecter, suivre et transmettre les demandes d'absences au service RH
• Gérer les plannings du personnel et suivre les affectations sur les chantiers
• Être l'interface avec le service paie pour le suivi et la fiabilisation des données

Administration du secteur

• Mettre à jour et gérer l'outil Visual Planning
• Assurer le suivi administratif des chantiers en cours
• Saisir et suivre les EIP du personnel travaux dans l'outil EHR
• Gérer les demandes de matériel informatique et organiser leur remise aux nouveaux collaborateurs
• Constituer les dossiers d'embauche et assurer leur transmission au service RH
• Planifier et suivre les visites médicales

Accompagnement des collaborateurs

• Être l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des collaborateurs du secteur pour leurs demandes administratives
• Gérer les mutations internes
• Recueillir et transmettre les demandes d'acomptes au service paie
• Assurer le suivi des compteurs de congés
• Participer à la gestion et à l'optimisation des plannings

Gestion des intérimaires

• Piloter la relation avec les agences d'intérim en lien avec les Conducteurs de Travaux, selon les besoins de recrutement
• Assurer le suivi des contrats (carence, renouvellement, prolongation, clôture)
• Constituer et suivre les dossiers administratifs (documents, visites médicales, habilitations...)
• Enregistrer les informations dans les outils internes (contrats, pièces administratives)
• Suivre les pointages et relevés d'heures
• Mettre à jour les tableaux de bord liés à l'activité intérimaire (contrats, absences, suivi des heures)

Cette liste de missions est non exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins de l'agence.

Profil

Vous êtes :

• Issue d'une formation Bac à Bac+2.
• Organisé(e), polyvalent(e), rigoureux(se), réactif(ive) et dynamique
• Intéressé(e) par l'univers du ferroviaire et/ou des travaux publics
• A l'aise avec l'utilisation des outils IT (pack office, SAP)

Vous avez :

• Une expérience de 3 à 5 ans sur des postes polyvalents (hors alternance)
• Un bon relationnel et vous aimez être au contact des gens.
• Une capacité à gérer les imprévus et à faire preuve d'agilité et de polyvalence dans la gestion de vos tâches quotidienne