ASSISTANTE ADMINISTRATIVE - CAISSE DES ECOLES (H/F)

Sous l'autorité de la directrice de la caisse des écoles, l'assistante administrative est chargée d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.

• prend en charge la gestion administrative courante de la structure en collaboration avec la responsable
• assure l'accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants avec les services
• réceptionne, traite et diffuse l'information
• réalise divers travaux de bureautique
• suit et met en forme les dossiers administratifs
• participe à l'agencement des locaux et du matériel
• participe à l'accueil et à la formation des stagiaires
• travail en concertation avec l'équipe

Autonomie et responsabilité

• relative autonomie dans l'organisation du travail
• activités suivies, contrôlées et validées par la directrice du service
• missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique
• relais d'informations avec la directrice
• capacités d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif

Profil recherché

Etre titulaire BAC à BAC + 3 dans le domaine administratif

SAVOIRS

• les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes…)
• les règles de base en orthographe et grammaire
• les techniques et outils de communication
• l'organisation et activités des services
• l'information et la communication orale
• l'organigramme de la structure et de la collectivité
• le vocabulaire professionnel du service, fonctionnement, procédures du service

SAVOIR FAIRE

• accueillir les usagers sur place ou par téléphone
• renseigner le public sur place ou par téléphone
• assurer la gestion administrative de la structure
• gérer le secrétariat de la structure
• gérer les informations

SAVOIR ETRE

• sens de l'écoute et de la courtoisie
• sens du relationnel
• gestion du stress/maîtrise de soi
• capacité d'adaptation
• discrétion
• rigueur et organisation
• esprit d'équipe

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Etablissements publics locaux