Assistante administrative

Assurer le soutien administratif et logistique du service patrimoine en participant à la gestion documentaire, au suivi des dossiers techniques, administratifs et financiers, et à la communication entre les différents interlocuteurs internes et externes.

Activités comptables :

• Établir des bons de commande, suivre la facturation et les engagements budgétaires du service
• Etablir le budget du service et son suivi en lien avec le responsable de service

Activités techniques:

• Suivi et mise en place des contrats de vérifications périodiques obligatoires et de maintenance, d’entretien
• Suivi des marchés publics en lien avec le service patrimoine (PV de réception, réserves, OS etc)
• Planifier les réunions, visites de site, rendez-vous techniques
• Suivi des différents parcs de la CCD: véhicules, immobiliers, matériels …
• Suivi de la mise en œuvre administrative et techniques des projets de la CCD
• Consultation des entreprises pour les besoins de la CCD: fournitures, services, travaux

Activités administratives:

• Trier, classer et archiver les documents papier et numérique
• Organiser et suivre la logistique des déplacements ou événements liés aux activités du service (fiches d’intervention, évènements programmés en lien avec les autres services etc)
• Effectuer les déclarations obligatoires: OPERAT etc
• Recensement et commande des EPI des agents du service patrimoine
• Réaliser et suivre les déclarations de sinistres en lien avec le responsable du pôle ressources
• Gérer et suivre la convention d’enlèvement des épaves (véhicules) en lien avec les communes du territoire

Mutualisation des moyens:

• Suivre les mises à disposition de matériel au sein des communes membres
• Assistance au responsable du service sur les projets de mutualisation
• Gestion administrative du suivi des poteaux à incendie

Missions secondaires:

• Remplacement au niveau du service accueil
• Effectuer des missions administratives pour l’Assistant de prévention

#J-18808-Ljbffr