ASSISTANT - UNITE DEPLACEMENTS ET RELATIONS PUBLIQUES CABINET (F/H)

Description du poste : Vous êtes prêt(e) à vous engager pour un territoire et ses habitants ?

Rejoignez-nous ! L'unité Déplacements et relations publiques au sein du Cabinet de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, recherche son prochain assistant (f/h).

Le poste est basé sur Lyon (69). Rattaché(e) à l'unité déplacements et RP au sein du cabinet du Président, vous serez chargé(e) d'assurer des missions de secrétariat : Activités principales :

• Accueil téléphonique (filtrage et orientation d'appels, prise de messages)
• Préparation, mise en forme et adaptation de courrier-type
• Prise en charge du courrier arrivée et/ou départ, suivi des parapheurs
• Saisie et mise à jour de tableaux
• Classement, photocopies, archivage
• Fonction de relais
• Gestion de la logistique du service Activités spécifiques ou transversales :Dans le cadre des déplacements du Président :
• Réalisation des travaux de recherches ponctuelles d'information en relation avec les services de la Région et les partenaires extérieurs
• Rédaction des fiches récapitulatives
• Préparation et constitution de dossiers administratifs Des déplacements ponctuels sont à prévoir sur la région Auvergne Rhône Alpes lors d'évènements importants. Dépassements horaires possibles.

Le contenu des missions est susceptible d'évoluer en fonction des évolutions de l'organisation du service ?

Compétences

• Maîtriser l'orthographe et la syntaxe
• Connaître l'institution et ses procédures
• Maîtriser les techniques de secrétariat (lecture et écriture rapide, classement…)
• Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et de communication
• Maîtriser l'usage d'applicatifs et de logiciels spécifiques
• Savoir gérer les urgences et les priorités
• Maîtriser les règles internes de la rédaction de courrier et de l'organisation de réunions SAVOIR-ETRE :
• Rigueur et qualités d'organisation
• Sens du travail en équipe
• Qualités relationnelles
• Adaptabilité
• Discrétion
• Disponibilité
• Polyvalence