Assistant Transaction et Administrative en Immobilier H/F

FICHE DE POSTEAssistante de transaction en agence immobilière

1. Gestion administrative des dossiers de vente

• Création et constitution des dossiers de vente.
• Collecte, vérification et classement des pièces administratives nécessaires aux dossiers.
• Mise à jour et suivi des dossiers vendeurs et acquéreurs.
• Préparation et suivi des documents liés aux mandats, avenants et dossiers de vente.
• Vérification de la complétude des dossiers et relance des clients lorsque nécessaire.
• Classement et archivage des documents physiques et numériques.
• Mise à jour des différents tableaux et outils de suivi de l'activité.

2. Suivi des dossiers de vente

• Suivi administratif des ventes de la prise de mandat jusqu'à la signature définitive.
• Coordination des différentes étapes du dossier avec les conseillers immobiliers, clients, notaires, diagnostiqueurs et différents intervenants.
• Suivi des signatures et des échéances.
• Relance des différents interlocuteurs afin de garantir le bon avancement des dossiers.
• Préparation et transmission des documents nécessaires aux notaires.
• Suivi des compromis, actes authentiques et éléments nécessaires à la finalisation des ventes.
• Gestion et suivi des clés des biens.
• Mise à jour régulière des dossiers et des outils de suivi.

3. Accueil et relation clientèle

• Accueil physique de la clientèle au sein de l'agence.
• Accueil et gestion des appels téléphoniques.
• Identification des demandes et orientation vers le conseiller ou le service concerné.
• Prise et transmission des messages.
• Réponse aux demandes administratives courantes des clients.

4. Missions comptables

• Saisie et suivi de la comptabilité de l'agence
  • Saisie des écritures comptables de l'agence dans le logiciel EBP.
  • Enregistrement et classement des factures fournisseurs.
  • Saisie et suivi des opérations bancaires.
  • Enregistrement des différentes opérations comptables courantes.
  • Contrôle et rapprochement des éléments comptables.
  • Préparation des éléments comptables destinés au cabinet comptable.
  • Suivi administratif des factures et des règlements.
• Facturation
  • Création des factures de vente dans EBP.
  • Émission et transmission des factures aux clients ou organismes concernés.
  • Suivi des factures émises et des règlements.
  • Classement et archivage des pièces comptables.

6. Missions Ressources Humaines

• Collecte mensuelle des variables de paie auprès des salariés.
• Vérification des éléments transmis.
• Saisie et transmission des variables de paie à la comptabilité via le logiciel MySilae.
• Suivi administratif des absences, congés et autres éléments nécessaires à l'établissement de la paie.
• Transmission des informations nécessaires au cabinet comptable
• Suivi administratif des dossiers du personnel.
• Classement et archivage des documents relatifs aux salariés.
• Participation au suivi des formations et obligations administratives du personnel.

7. Outils utilisés

• EBP : comptabilité, saisie des écritures et facturation.
• MySilae : transmission et gestion des éléments variables de paie.
• Logiciels et outils métiers de transaction immobilière.
• Messagerie électronique et outils bureautiques.
• Plateformes administratives et professionnelles utilisées dans le cadre de l'activité immobilière.

Compétences et qualités

• Maîtrise du suivi administratif des dossiers de transaction.
• Bonne connaissance des procédures immobilières et du suivi des ventes.
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels professionnels (EBP, MySilae).
• Compétences en comptabilité, facturation et gestion administrative du personnel.
• Organisation, rigueur, autonomie et réactivité.
• Sens du service, aisance relationnelle et discrétion.
• Capacité à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément.
• Polyvalence, adaptabilité et esprit d'équipe.

Experience: 2 An(s)Compétences: Caractéristiques des biens immobiliers,Obligations réglementaires liées à un bien immobilier,Prospecter des biens immobiliers, des terrains,Conseiller une organisation, une structure,Estimer la valeur d'un bien, d'un produit,Rigueur - discrétion,Travail en équipe,Relationnel clients ,Organisation,Gestion des prioritésLangues: Anglais souhaité,Français exigéQualification: TechnicienSecteur d'activité: Agences immobilièresListe des qualités professionnelles:Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.

Relations professionnelles

En interne : direction, conseillers immobiliers et salarié