Assistant RH — H/F

Les missions qui vous attendent

Missions

• Recueil et validation des autorisations d’embauche.
• Constitution et gestion des dossiers administratifs des nouveaux embauchés, avec vérification des pièces obligatoires (ADELI, diplômes, titres de séjour, carte Navigo, CV), collecte des documents d’affiliation, mise à signature, suivi, numérisation et archivage des contrats.
• Création des dossiers des nouveaux salariés dans OCTIME (paramétrage des cycles, codes horaires, affectations, population) et gestion des motifs de remplacement le cas échéant.
• Alimentation des fiches de renseignement pour la création des collaborateurs dans SMART RH et transmission à UNIVI.
• Rédaction des contrats de travail et avenants (CDI, CDD de remplacement ou de surcroît d’activité, vacataires).
• Établissement d’attestations diverses (travail, fiscales, CAF) et gestion des démarches liées à la mutuelle (radiations, réclamations).
• Saisie et suivi des arrêts maladie et des événements dans OCTIME, avec régularisation des compteurs.
• Suivi administratif : relances et contrôle des retours (titres de séjour, cartes Navigo, dispenses de mutuelle).
• Interface avec UNIVI sur les problématiques quotidiennes des salariés (indemnisation des arrêts maladie, régularisations de salaire, saisies sur salaire, heures supplémentaires et variables).
• Contrôle mensuel des données OCTIME (avant clôture), de l’interface de paie et des bulletins, avec ajustement des éléments variables.
• Transmission et suivi des notes de frais et des demandes de remboursement (ex : chaussures professionnelles).
• Organisation et suivi de la médecine du travail : planification des visites (y compris dispositifs mobiles), gestion des reprises, coordination avec les équipes et mise à jour en fonction des absences imprévues.
• Suivi des AAQ : contrôle, relances et organisation des convocations.
• Gestion des fins de contrat : récupération, contrôle et validation des soldes de tout compte, vérification de la restitution du matériel et remise des documents de sortie.
• Réponse aux sollicitations des collaborateurs (situations familiales, coordonnées bancaires, mutuelle, congés spécifiques, retraite, démissions, CET, reports ou rachats de congés, attestations, etc.) et relations avec les organismes externes (CAF, Trésor public).
• Classement et archivage des dossiers du personnel.

Profil recherché

• Titulaire d’un BAC+2/3 en Ressources Humaines ou dans un domaine connexe, avec une expérience dans la gestion du personnel.
• Connaissance de la législation du travail.
• Organisé(e), rigoureux(euse) et adaptable.
• Une connaissance du logiciel OCTIME serait un plus.

Contraintes contractuelles

• Contrat : CDD de remplacement de 2 mois.
• Prise de poste : ASAP.
• Salaire : 21 286,82 € à 36 746,16 € par an.

Avantages

• Prise en charge du transport quotidien.
• Restaurant d’entreprise.

Localisation

En présentiel, Hôpital Gériatrique les Magnolias, 20 km de Paris, Essonne.

À propos de l'entreprise

UNIVI – Groupe associatif paritaire, fondé en 2019, composé d’institutions de retraite complémentaire affiliées à la Fédération AGIRC‑ARRCO. Avec un réseau de 90 établissements et plus de 4100 collaborateurs, il accueille, héberge et soigne des personnes fragilisées par l’âge, la maladie ou le handicap dans ses hôpitaux gériatriques, résidences autonomie, résidences services et EHPAD.