Assistant RH Gestion du personnel H/F

Vous êtes Assistant.e RH et souhaitez rejoindre une équipe dynamique et bienveillante ? En tant qu’ Assistant.e RH au sein de notre établissement, vous jouerez un rôle crucial dans la gestion et le bien‑être de nos collaborateurs.

Responsabilités

• Recueil et validation des autorisations d’embauche
• Constitution et gestion des dossiers administratifs des nouveaux embauchés, avec vérification des pièces obligatoires (ADELI, diplômes, titres de séjour, carte Navigo, CV), collecte des documents d’affiliation, mise à signature, suivi, numérisation et archivage des contrats
• Création des dossiers des nouveaux salariés dans OCTIME (paramétrage des cycles, codes horaires, affectations, population) et gestion des motifs de remplacement le cas échéant
• Alimentation des fiches de renseignement pour la création des collaborateurs dans TALENTIA et transmission à UNIVI
• Rédaction des contrats de travail et avenants (CDI, CDD de remplacement ou de surcroît d’activité, vacataires)
• Établissement d’attestations diverses (travail, fiscales, CAF) et gestion des démarches liées à la mutuelle (radiations, réclamations)
• Saisie et suivi des arrêts maladie et des événements dans OCTIME, avec régularisation des compteurs
• Suivi administratif : relances et contrôle des retours (titres de séjour, cartes Navigo, dispenses de mutuelle)
• Interface avec UNIVI sur les problématiques quotidiennes des salariés (indemnisation des arrêts maladie, régularisations de salaire, saisies sur salaire, heures supplémentaires et variables)
• Contrôle mensuel des données OCTIME (avant clôture), de l’interface de paie et des bulletins, avec ajustement des éléments variables
• Transmission et suivi des notes de frais et des demandes de remboursement (ex : chaussures professionnelles)
• Organisation et suivi de la médecine du travail : planification des visites (y compris dispositifs mobiles), gestion des reprises, coordination avec les équipes et mise à jour en fonction des absences imprévues
• Suivi des obligations réglementaires : contrôles médicaux, rappels d’entretiens professionnels
• Suivi des AAQ : contrôle, relances et organisation des convocations
• Gestion des fins de contrat : récupération, contrôle et validation des soldes de tout compte, vérification de la restitution du matériel et remise des documents de sortie
• Réponse aux sollicitations des collaborateurs (situations familiales, coordonnées bancaires, mutuelle, congés spécifiques, retraite, démissions, CET, reports ou rachats de congés, attestations, etc.) et relations avec les organismes externes (CAF, Trésor public)
• Classement et archivage des dossiers du personnel
• Participation aux projets RH transverses (procédures, évolutions des outils, montée de version OCTIME, etc.)
• Disponibilités plus importantes au moment des clôtures de paye et les vendredis (préparation des contrats du week-end) – Assurer l’organisation logistique des formations lors des absences de la chargée de formation et des déclarations d’accident de travail.

Interlocuteurs principaux internes

• Cadres de santé
• Responsables de service
• Salariés

Interlocuteurs principaux externes

• UNIVI
• URSSAF
• MEDECINE DU TRAVAIL