Assistant polyvalent

31/08/2024

Ecole Nationale Supérieure des Mines de Paris - MINES Paris PSL

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Relation à l'usager - Assistant de gestion "Accueil, facturation, recouvrement"

Vacant

Assistant polyvalent - Agent d'accueil H/F

Première école d'ingénieurs en France par son volume de recherche contractuelle, Mines Paris – PSL dispense une importante activité de recherche orientée vers l'industrie.

Ses domaines de recherche s'étendent de l'énergétique aux matériaux, en passant par les mathématiques appliquées, les géosciences et les sciences économiques et sociales.

L'école d'ingénieurs développe également la création de chaires d'enseignement et de recherche sur des thèmes émergents. Le poste est proposé par la Délégation de Fontainebleau et le Centre de Géosciences.

Il est situé à Fontainebleau, en Seine et Marne, à 65 km au sud de Paris.

Votre challenge et vos missions :

Rattaché(e) à la Délégation de Fontainebleau, vous travaillerez au sein du
pôle administratif de la Délégation ainsi qu'au sein du pôle administratif du
Centre de Géosciences.

Vos principales missions seront les suivantes :

1/ Au sein du pôle administratif de la Délégation (30% du temps) :

Gestion de l'accueil du site :
- accueil physique et orientation des visiteurs ;
- accueil téléphonique et gestion du standard ;
- gestion des courriers et colis ;
- gestion des badges et clefs ;
- tâches administratives diverses.

2/ Au sein du pôle administratif du Centre de Géosciences (70% du temps) :

- préparation de déplacements professionnels : établissement des ordres de
mission, inscription congrès, missions de terrains ou d'enseignements, etc ;
- suivi comptable et financier : traitement des notes de frais, gestion des
achats (devis, bons de commandes, suivi livraisons, factures, inventaires),
saisie et suivi des dépenses sur un logiciel de gestion, contrôle de
documents comptables, etc ;
- soutien logistique : accueil de personnels, réservation de prestations de
frais de réceptions, organisation de journée de séminaire ou de soutenance
de diplômes ;
- tâches administratives diverses : traitement de conventions de stages,
procédure d'accueil, coordination d'agendas, etc

Aucune

Parlons de vous ...

Le poste s'adresse à une personne titulaire a minima d'un diplôme
baccalauréat professionnel, idéalement d'un Bac + 2.

Une première expérience professionnelle dans le secteur administratif ou de
l'enseignement supérieur est un plus.

Il s'agit d'une fonction administrative et d'accueil demandant de la
rigueur, de la réactivité, une grande adaptabilité, une bonne organisation
et de la méthode.

Le poste implique une forte réactivité et une capacité à gérer en autonomie les dossiers, d'avoir le goût du travail en équipe et de bonnes capacités relationnelles et humaines.

Le (la) candidat(e) devra être polyvalent et aura les compétences nécessaires en secrétariat, la connaissance des outils de bureautique, notamment Excel et Word, ainsi que des notions de base en gestion de pièces comptables.

Il ou elle devra faire preuve de capacité d'apprentissage pour l'utilisation des logiciels internes (gestion des commandes, suivi des missions, …) et autres procédures internes.

Pour ce poste, les principales compétences recherchées sont :

Savoirs et savoir-faire :
• gestion administrative
sens de l'organisation
• connaissance de base en gestion comptable et financière
• maitrise des outils bureautiques standards
• notions d'anglais

Savoir-être :
• polyvalence et adaptabilité
• véritable esprit de service
• capacité à communiquer et à travailler en équipe

…Et de nous Travailler à Mines Paris, c'est aussi :

• Rejoindre une institution prestigieuse et chargée d'histoire
• Être acteur de la transition numérique et de la transition vers la neutralité carbone pour faire face à l'urgence climatique
• Appartenir à un établissement de l'Université PSL, 41ème au
classement mondial de Shanga

Oui

Art. L332-2, 2° à utiliser lorsque les besoins du service le justifient

Oui

Non

Europe, France, Île-de-France, Seine et Marne (77)

  35, rue Saint-Honoré FONTAINEBLEAU

Niveau 4 Baccalauréat

Confirmé

01/10/2024