Assistant ou Assistante DGA H/F

Entité de rattachement

Située sur la côte sud de la Bretagne, Lorient Agglomération regroupe 25 communes animées par la volonté de réaliser ensemble un projet de territoire que l'intercommunalité rend plus dynamique et plus ambitieux. Troisième agglomération de Bretagne, Lorient Agglomération place au cœur de son projet ses 209 000 habitants pour en faire un territoire de vie, dynamique et durable, ouvert sur le monde.

Référence

Date limite de dépôt des candidatures

Sans catégorie

Cadre d'emploi

Adjoint Administratif Principal 2ème classe à principal 1ère classe / Rédacteur à Rédacteur principal 2ème classe.

Intitulé du poste

Assistant ou Assistante DGA H/F

Nature de l'emploi

Fonctionnaire ou Contractuel

Description de la mission

Assurer les missions d’assistant DGA ainsi que les missions d’assistance en termes de secrétariat pour le compte de la mission SIGT, la mission Plan Climat Risques Résilience. Contribuer à l’organisation et aux activités des directions et missions du pôle Transition Responsable du Territoire. Relais d’informations auprès des directions. Assurer un rôle de coordination entre les directions et missions du pôle, notamment en termes de lien de proximité des secrétariats du pôle. Assurer un travail très collaboratif avec les assistantes et instances DG Agglomération/Ville de Lorient, particulièrement en regard de la spécificité «double exécutif et instances» dans le cadre de la convention avec la Ville de Lorient.

• Organisation de la vie professionnelle du DGA
  • Renseigner l’agenda et prendre les rendez‑vous en regard des priorités.
  • Rappeler et organiser les informations importantes et transmettre les messages.
  • Organiser les déplacements.
• Accueil et renseignements
  • Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
  • Recueillir et transmettre les messages.
  • Orienter vers les interlocuteurs compétents.
• Contribution à l’organisation et aux activités du pôle
  • Organiser les réunions pour le compte de la DGA : réserver le lieu et/ou le matériel, convoquer, inviter les participants, tenir la liste des présents.
  • Centraliser et préparer les dossiers pour les instances consultatives ou décisionnelles (délibérations, notes de synthèse, arrêtés).
  • Relecture des documents administratifs avant signature du responsable et des élus.
  • Assurer et veiller au respect des circuits de parapheurs et de signatures.
  • Renseigner les tableaux de suivi des activités du pôle en lien avec les directions et missions.
  • Communiquer les informations au sein du pôle et centraliser les documents.
  • Assurer l’archivage informatique.
  • Recenser et communiquer au service référent les besoins en fourniture.
  • Préparer, accompagner et ce, en lien avec les directions et missions, l’arrivée d’un nouvel agent ou stagiaire en collaboration avec DSI, DRHS, DIPPSI.
  • Centralisation de cartes de transport pour l’Ile de Groix.
  • Centralisation des badges de parking Place d’Armes.
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
  • Saisir et mettre en forme des documents de formes et contenus divers (courriers, notes, tableaux, compte‑rendu, relevés de décisions).
  • Rédiger des documents administratifs (courriers, notes, comptes‑rendus, relevés de décision).
• Référent RH
  • Etre le relai et l’interlocuteur privilégié de la DRHS.
  • Centraliser les données RH du pôle.
  • Préparer l’arrivée d’un nouvel agent ou stagiaire en collaboration avec la DNTI, DRH, DIPPSI (badge MA, distributeur, imprimante).
  • Etre le référent du logiciel TEMPO (de badgeage) : répondre au premier niveau aux agents et aux managers dans l’utilisation et gestion des anomalies.
• Gestion des courriers
  • Recevoir, enregistrer les courriers papier et/ou électronique et orienter les courriers au sein des directions/missions.
  • Veiller au bon suivi des courriers sur le logiciel métier.
  • Contribuer aux réponses.
• Coordination globale des secrétariats du Pôle, liens inter‑pôles et Direction générale
  • Coordination des secrétariats de direction du Pôle.
  • Suivi des rapports aux conseils, bureaux, commissions avec les Instances communautaires Municipales de la Ville de Lorient (préparation des rétro‑plannings pour les diverses réunions de conseils, conférence des maires, bureaux).
  • Gestion et traitement des courriers arrivés et réattribution sur les logiciels spécifiques AIRS (Ville) et POST‑OFFICE (Agglo).
  • Relai d’informations entre la DGA et les directions.
  • Connaissance du fonctionnement d’un secrétariat de direction et du fonctionnement des collectivités territoriales.
  • Maitrise des outils informatiques et bureautiques.
  • Maîtrise de l’orthographe et qualités rédactionnelles.
  • Contribution au réseau des assistantes de direction.
  • Qualités relationnelles : Rigueur, sens de l’organisation et autonomie tout en sachant rendre compte. Capacité d’adaptation, de gestion des priorités et d’anticipation. Sens de la discrétion et de la confidentialité avéré. Esprit d’initiative et réactivité. Capacité au travail en équipe et en transversalité.

Avantages sociaux

• Rémunération statutaire et prime annuelle versée en 2 fois.
• Participation employeur au transport, à la mutuelle et à la prévoyance, forfait mobilité durable.
• Adhésion au CNAS.

37 heures – Poste à temps complet. Télétravail : non sauf à titre exceptionnel.