Assistant ou Assistante de Direction - MAIRIE DE CASTELGINEST (H/F)

LA MAIRIE DE CASTELGINEST (Haute-Garonne, environ 11 400 habitants et 200 agents) recrute un assistant de direction à temps complet. Dans le cadre de son engagement au service des citoyens et de la gestion quotidienne de la commune, la Ville de Castelginest recrute un assistant de direction. Ce poste clé, au cœur de l’action municipale, a pour mission d’assurer le soutien administratif, organisationnel et relationnel du secrétariat du maire, afin de faciliter la mise en œuvre des projets et la coordination entre les différents acteurs. L’assistant de direction joue un rôle central dans la fluidité des échanges entre les élus, partenaires internes et externes. Il contribue ainsi à l’efficacité de l’action publique locale et à la qualité du service rendu aux citoyens.

Vos missions et conditions d’exercice

• Assister Monsieur le maire dans l’ensemble des tâches organisationnelles et administratives
• Gérer la messagerie de Monsieur le maire, analyser le contenu, prioriser la gestion et la suite à donner
• Gérer et organiser l’agenda de Monsieur le maire, optimiser et garantir la cohérence de son planning
• Préparer tous dossiers en lien avec les activités de Monsieur le maire: préparation des rendez-vous, contextualisation, recherches d’information, rédaction de note de synthèse, …
• Préparer le protocole pour les manifestations en lien avec la Direction générale, la Direction de la communication
• Assurer la gestion du courrier entrant, sa répartition et sa ventilation dans les services communaux, son intégration à la GED. Alerter sur les sujets identifiés comme sensibles. Veiller au respect des délais
• Assurer l’accueil physique et téléphonique de Monsieur le maire, apporter des réponses adaptées, orienter, et planifier la suite à donner
• Veiller à la bonne transmission des informations en lien avec les activités de Monsieur le maire
• Assurer la coordination avec la Direction générale et les services communaux
• Assurer un soutien ponctuel auprès des élus: transmission d’information, organisation de réunion, mails, courriers…
• S’assurer la bonne représentation et présence de Monsieur le maire et des élus aux diverses instances externes (assemblées générales, manifestations…)
• Assurer le lien avec les autres collectivités dans lesquelles siègent Monsieur le maire et les élus pour la gestion de l’agenda et des dossiers
• Assurer une veille juridique dans les différents domaines qui concernent la commune
• Participer à la gestion de la messagerie partagée
• Assurer l’archivage de ses dossiers
• Assurer le secrétariat du maire et de la première adjointe et les assister dans l’exercice de leurs fonctions
• Participer à la rédaction des articles de la commune

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Attaché, Rédacteur

Profil recherché

• Très grande capacité d’organisation
• Très grande rigueur
• Très grande discrétion
• Grande disponibilité
• Gestion de priorité
• Grande capacité d’analyse et de synthèse
• Parfaite connaissance des circuits et des procédures administratives au sein d’une collectivité
• Techniques d'accueil et de secrétariat
• Capacité à rédiger des écrits de nature diverse
• Capacité à travailler en transversalité
• Utiliser l'outil informatique et la bureautique de manière experte
• Grande autonomie tout en rendant compte
• Esprit d’initiative
• Réactivité
• Sens du relationnel
• Ecoute, fermeté, capacité à gérer les conflits

Spécificités du poste

Disponibilité ponctuelle en soirée ou le week-end

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Communes