Assistant Médico Administrative - ORL (F/H)

Missions Générales

• Assurer le secrétariat des médecins du service d’ORL, de la consultation, et des Urgences ORL
• Assurer l’accueil physique et téléphonique, l’information des patients et des aidants nécessitant une prise en charge en ORL

Missions permanentes

• Etablir un lien entre la gouvernance du service, le personnel médical, le personnel paramédical et l’administration
• Assurer la gestion des agendas des médecins (absences, consultation, blocs, congrès)
• Assurer l’organisation des RDV des patients (ORBIS RDV, ORBIS bloc, programmation HDJ)
• Vérifier les dossiers des patients en post op lors de la sortie
• Gérer les ententes préalables
• Assurer la frappe et ou corrections des courriers de consultation, Compte rendu opératoire, Compte-rendu d’hospitalisation de jour, rapports administratifs, et envoi aux correspondants
• Saisir le codage des actes réalisés en consultation sur CCAM et des consultations si assistance du médecin pendant les consultations
• Assurer l’indexation des documents sur Orbis
• Assurer l’import des CD en amont des RDV (consultation, bloc et HDJ)
• Assurer le relais patient/médecin : réceptionner les messages, mails et fax
• Gérer la programmation des blocs opératoires sous AG, des blocs sous AL et de consultation d’anesthésie de certains médecins
• Assurer l’organisation et le suivi des dossiers des patients en RCP
• Contribuer aux relations entre l’hôpital et la médecine de ville
• Assurer la Gestion des demandes de communication de dossiers médicaux
• Assurer les tâches urgentes des collègues, en cas d’absence
• Assurer l’ouverture des comptes informatiques du personnel médical
• Participer à la rédaction du compte-rendu des réunions de service

Missions spécifiques

• Participer aux consultations privées et/ou publiques (présence)
• Gérer le dossier expertise

Tous les congés sont organisés conjointement entre les AMA.

Profil recherché

Savoir-faire requis

• Savoir analyser et synthétiser des informations rapidement
• Maitrise du fonctionnement général des structures hospitalières
• Maitrise de l'orthographe et de la terminologie médicale
• Appétence et maîtrise des outils informatiques

Messagerie Outlook, GILDA, CCAM, ORBIS administratif, RCP, RDV et BLOC,

Connaissances associées

• Acquisition: Du projet de DMU, Du projet de service

La connaissance du savoir médical et infirmier liée à l'ORL n'est pas nécessaire pour l'obtention du poste. Par contre, acquérir ces savoirs est demandé

QUALITÉS REQUISES

• Sens de l'accueil, de l'organisation et de la communication adaptée à la situation du patient
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Ponctualité, assiduité
• Rigueur professionnelle et sens des responsabilités
• Capacité d'adaptation, Capacité à se former et à évoluer, Capacité à gérer des objectifs

PRE-REQUIS

• Diplôme de secrétaire médicale
• Baccalauréat en sciences médico-sociale ou baccalauréat spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou de secrétariat
• Concours interne de l'APHP
• Maitrise de la frappe sur clavier AZERTY