Assistant médico-administratif (H/F) en Rhumatologie

RESPONSABILITÉS :

DESCRIPTIF

Le CH de Vitré recherche un (e) Secrétaire médicale à 80% au sein du Service Imagerie pour assurer la gestion des consultations de rhumatologie

• Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations ...)
• Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient

ACTIVITÉS

• Information
• Orientation
• Communication

• Gestion de l'accueil téléphonique et physique des personnes et leur orientation (patients hospitalisés ou consultants externes, familles, autres professionnels de santé ...)
• Réception et transmission des messages
• Communication d'informations au sein de l'équipe
• Assure le lien et facilite les échanges entre le patient, son entourage et les différents intervenants
• Travaille en complémentarité avec tous les professionnels auprès des patients

• Gestion des rendez-vous (gestion des agendas des médecins, organisation des rendez-vous)

• Suivi
• Classement
• Archivage du dossier patient

• Gestion sécurisée de l'information médicale du dossier patient
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito vigilance
• Préparation du dossier médical du patient pour les consultations, les hospitalisations
• Classement des résultats d'examens en cours de séjour et après la sortie
• Préparation des documents administratifs (certificats médicaux, ordonnances, prescriptions médicales de transports) des hospitalisés et consultants externes et mise à la signature du médecin
• Gestion du courrier : mise en forme (dictée reconnaissance vocale), saisie, envoi, classement

RELATIONS FONCTIONNELLES

- Médecins, Cadres de santé, Équipe de soins du service et des autres services du Centre Hospitalier

- Tous les services assurant ou participant au circuit de la prise en charge du patient (DIM, services administratifs et financiers, Direction, DSSI, DRH, service social ...)

- Secrétariats des autres services\n\n

RELATIONS HIÉRARCHIQUES

- AAH, responsable des secrétariats médicaux

- Directeur des Finances et SI

- Directeur des Ressources Humaines

- Directeur\n\n

ORGANISATION DU TRAVAIL

Horaires en fonction de l'organisation du service

Amplitude horaire du secrétariat : 8h30-17h30 du lundi au vendredi

Le poste à pourvoir à 80% en CDD dès que possible jusqu'au 31/12/2026.

PROFIL RECHERCHÉ :

SAVOIR-FAIRE

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

- Définir / Adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système documentaire

- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des consultations

- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

- Identifier, analyse, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

- Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles

- Travailler en équipe pluridisciplinaire

- Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)\n\n

SAVOIR-ETRE

- Qualité d'écoute et d'accueil (sens du contact, amabilité, diplomatie)

- Capacité d'organisation, de méthode et de gestion des priorités

- Esprit d'analyse, de synthèse et d'initiative

- Sens du travail en équipe

- Capacité d'adaptation

- Conscience et rigueur professionnelle

- Disponibilité

- Dynamisme

- Respect du secret médical, de la confidentialité\n\n

CONNAISSANCES REQUISES

- Bureautique : Connaissance des logiciels SILLAGE, Convergence

- Orthographe / grammaire / syntaxe

- Communication

- Droits des usagers du système de santé

- Organisation et fonctionnement des établissements de santé

- Réglementation des archives

- Vocabulaire médical

• Baccalauréat ST2S (Sciences et Technologies de la Santé et du Social)
• BTS SP3S (Services et Prestations des Secteurs Sanitaire et Social)
• Titre professionnel de secrétaire assistante médico-sociale\n\n

• Secrétaire médicale (préciser la durée ou la structure)