Assistant Médico Administratif au Secrétariat de Chirurgie (H/F)

CONTENU DU POSTE

Missions :

• Frappe concernant la chirurgie urologique, viscérale/digestive et vasculaire traumatologie, ORL, Odontologique et GCS.

Comptes rendus opératoires ainsi que comptes rendus d'hospitalisation

Courriers de consultations.

Certificats médicaux.

• Gestion d'OPTIM bloc:

Programmation des interventions (publiques et GCS).

Suivi des interventions au bloc opératoire central,

Consulter les fiches de synthèse des interventions afin de reporter les informations sur les comptes rendus opératoires.

• Scannage des documents patients et résultats biologiques et anatomopathologiques
• Gestion des parafeurs informatiques des chirurgiens :

Courriers tapés et signés à envoyer,

Courriers à classer.

• Gestion des dossiers médicaux présents dans le secrétariat :

Courriers à imprimer, à classer, et à envoyer aux Médecins traitants + mise sous pli.

Vérifier les actes de codage.

• Gestion des dossiers médicaux et transmission dans le service d'Hôpital de Jour.
• Gestion du courriers/mails.
• Gestion des dossiers de sortie d'HDJ.
• Préparation des dossiers de consultations des chirurgiens, des dossiers de consultations pré-anesthésiques ainsi que des dossiers d'HDJ.
• Demande ou création des dossiers dans Virtual Archives.
• Prise de rendez-vous physiques et téléphoniques de consultation de chirurgie et pré-anesthésiques.

Activités principales :

• Préparation des consultations :

Sortir les listes des consultations de la semaine.

Créer les dossiers des patients Jamais venus.

Demander les dossiers JALEMA pour les Suites de Chirurgie.

Sortir les dossiers externes et documents d'Easily.

Vérifier régulièrement s'il y a des rajouts.

Vérifier si les résultats d'examen sont dans le dossier (échographie scintigraphie, scanner, résultat anatomopathologique, .) puis scannage des documents dans Dossier Patient.

Ranger les documents transmis par les collègues dans les dossiers.

Téléphoner ou envoyer un courrier aux patients en cas de changement de rendez-vous (horaire, date).

Vérification des Bon Radio dans Easily.

• Au cours de la consultation :

Mettre les dossiers dans le bureau du Chirurgien.

Vérifier que les documents nécessaires à la consultation soient présents (ordonnances, fiche de bloc, arrêt travail, fiche d'information, Consentement, ...).

Recevoir le patient et lui donner ses prochains RDV (examens, consultation, pansements) et si nécessaire prendre les autres RDV (IRM, EMG.).

Répondre aux diverses questions administratives que peut poser le patient. Faire la liaison entre le chirurgien et le patient.

Programmation des interventions (prendre RDV de consultation anesthésiste), préparation des documents d'admission, explication des démarches à suivre pour l'hospitalisation.

Noter les entrées dans Easily + Programmation des interventions sur OPTIM.

Envoyer les demandes d'intervention au bloc opératoire.

Courriers dictés par le chirurgien à frapper au cours de la consultation.

Codifications des actes de consultation des chirurgiens dans EASILY puis vérification dans PASTEL

• Après les consultations :

Dispatcher les dossiers (en attente de consultation anesthésique, dossiers de consultation externe, en hôpital de jour, aux archives...).

En cas de programmation d'intervention Traumatologique à Charleville, envoi d'un mail récapitulatif aux Secrétaires de Traumatologie.

Conditions de travail

Grille de travail de 8h par jour avec repos fixe les week-ends et jours fériés.

Horaires de travail incluant 30 minutes de pause repas.

Congés et RTT pris en regard des règles en vigueur dans l'établissement à organiser avec les collègues et validés par l'encadrement.

Horaires :

• 8H/16H
• 8H30/16H30
• 9H/17H
• 9H30/17H30