Assistant médico-administratif / Assistante médico-administrative (H/F)

MISSIONS & COMPETENCES REQUISES

Missions générales

• Participer au processus recrutement (CSS, CS, Infirmiers, rééducateurs et médico-techniques) :

o Affectations (nouveaux diplômés, recrutements, mobilité)

o Mobilité interne, mutations, démissions, disponibilités, retraites...

o Promotion professionnelle (demandes, dossier, tableau suivi, commission d'attribution, congés d'été, affectation)

o Allocataires d'études (demandes, dossier, tableau suivi, congés d'été, affectation)

• Suivi des effectifs et mouvements des personnels gérés par la DSIRMT en collaboration avec les services de la DRH (tenue des tableaux de bord de suivi sur Excel)
• Gestion administrative des remplacements intérimaires : enregistrement, suivi du tableau de bord Excel, statistiques
• Personnels vacataires soignants : suivi des candidatures et mouvements en lien avec les CSS et la DRH, inscription/désinscription sur la plateforme Hublo, suivi du tableau des vacataires autorisés
• Gestion des réunions de la Commission des Soins (CSIRMT), de Cadres Supérieurs de Santé et Cadres de Santé : prise de notes et rédaction des comptes rendus
• Mise en forme de documents administratifs, projet de soins. (Word)
• Tâches classiques de secrétariat : accueil téléphonique et physique, gestion des courriers/mails, ordres de missions, feuilles de notation, rédaction courriers/mails, classement, archivage, bons logistiques, commandes et suivi de commandes (travaux, papeterie.)
• Gestion de l'agenda de la Coordonnatrice générale des soins

Missions spécifiques à la demande de la coordonnatrice générale des soins :

• Préparation des manifestations professionnelles (congrès, formations internes.)
• Préparation du dossier « journée portes ouvertes »
• Suivi du dossier « Salon Infirmier »

Diplômes :

• BAC F8 ou BAC SMS (ST2S) Sciences et Technologies de la Santé et du Social
• Titre de niveau IV de secrétaire assistant médico-social

Connaissances :

• EXCEL avancé : fonctions de base et formules de calcul usuelles, tableaux croisés dynamiques, insertion de graphiques, statistiques
• WORD avancé : mise en forme de documents courts et longs, insertion de sommaires, graphiques, images, création maquettes de documents et publipostage à partir de Word ou d'Excel
• POWER POINT : création, insertion image, animation
• INTERNET : navigation, recherche

Savoirs faire :

• Organisation et priorisation des tâches de secrétariat
• Accueil, travail d'équipe, collaboration inter-inter-services
• Maîtrise des outils informatiques
• Suivi de dossiers, enregistrement, classement et archivage
• Gestion documentaire
• Prise de notes et rédaction
• Recherche documentaire
• Organisation de réunions de journées d'information et de formation

Savoirs être :

• Amabilité, dynamisme et adaptabilité
• Faire preuve de disponibilité et d'esprit d'équipe
• Discrétion
• Rigueur
• Sens de la communication