Assistant ingénieur coordination administrative et fonctionnelle du doctorat - Réf 327

Assistant ingénieur coordination administrative et fonctionnelle du doctorat - Réf 327

Référence :

Fonction publique : Fonction publique de l'État

Employeur : Université de Toulouse Université de Toulouse

Localisation : 31400 Toulouse

Domaine : Enseignement et formation

Date limite de candidature : 10/09/2026

Nature de l’emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels

Nature du contrat : CDD d'1 an

Expérience souhaitée : Non renseigné

Rémunération : Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

Catégorie : Catégorie A (cadre)

Management : Non

Télétravail possible : Oui

Localisation : Route de Narbonne, 31330 Toulouse

Missions

• Assurer la coordination administrative et fonctionnelle du doctorat de l’Université de Toulouse, en garantissant la cohérence des procédures de scolarité du doctorat entre l’Université de Toulouse, les écoles doctorales et les établissements co-accrédités ;
• Piloter la maîtrise d’ouvrage fonctionnelle du systèmes d’information doctorat (ADUM) et assurer le lien avec ceux dans les établissements (APOGEE, PEGASE, ORION,…) et accompagner leur évolution, leur interopérabilité et l’automatisation des processus administratifs liés au doctorat (inscriptions, réinscriptions, soutenances, diplomation, données ministérielles, suivi de la formation) ;
• Contribuer à la structuration et à la modernisation des processus de gestion du doctorat, en accompagnant l’harmonisation des pratiques, la dématérialisation des procédures et la conduite du changement à l’échelle du site toulousain ;
• Assurer un rôle d’expertise, de coordination transverse et d’appui fonctionnel auprès des écoles doctorales, des services de scolarité et des établissements partenaires (dans l’utilisation quotidienne de ADUM), afin de garantir la fiabilité, la sécurisation et la qualité des opérations administratives liées au doctorat ;
• Participer au pilotage et à la fiabilisation des données doctorales ainsi qu’aux campagnes nationales d’évaluation (HCERES, SIREDO,…) et de reporting, en contribuant au développement d’outils de suivi, d’indicateurs et de pilotage du doctorat de l’Université de Toulouse.

Profil recherché

Connaissances

• Excellente connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche ;
• Bonne connaissance du cadre réglementaire des études doctorales et du fonctionnement des écoles doctorales ;
• Connaissance approfondie des processus de scolarité du doctorat, notamment en matière d’inscription, de réinscriptions, de soutenances et de diplomation ;
• Bonne connaissance des enjeux liés à la coordination inter-établissements et aux organisations mutualisées ;
• Connaissance des systèmes d’information de gestion de la scolarité et des problématiques d’interopérabilité des applications ;
• Connaissance des méthodes de conduite de projet, d’amélioration continue et de modernisation des processus administratifs ;
• Connaissance des dispositifs liés à la vie étudiante et doctorante, notamment des mécanismes associés à la Contribution Vie Étudiante et de Campus (CVEC) ;
• Connaissance des principes de qualité de service, d’accompagnement des usagers et de conduite du changement dans les organisations publiques ;
• Sensibilité aux enjeux de transformation numérique et de dématérialisation des procédures administratives.

Savoir Faire Technique

• Coordonner des activités administratives complexes dans un environnement multi-acteurs ;
• Assurer la maîtrise d’ouvrage fonctionnelle d’applications de gestion doctorale ;
• Accompagner l’évolution, la dématérialisation et l’automatisation des processus administratifs ;
• Produire, fiabiliser et exploiter des données administratives et des outils de pilotage ;
• Rédiger des procédures, documents techniques et supports utilisateurs ;
• Organiser et animer des réunions de coordination et des groupes de travail ;
• Accompagner les utilisateurs dans l’appropriation des outils et des évolutions de pratiques ;
• Travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés dans un environnement inter-établissements ;
• Identifier des dysfonctionnements, proposer des solutions et suivre leur mise en œuvre.

Savoirs Comportementaux

• Sens de l’organisation et rigueur ;
• Forte autonomie et sens des responsabilités ;
• Capacité d’analyse et de prise d’initiative ;
• Qualités relationnelles et sens du travail en équipe ;
• Capacité à travailler en transversalité dans un environnement complexe ;
• Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité ;
• Aptitude à accompagner le changement et à dialoguer avec des interlocuteurs variés.

Avantages

• Contributions aux frais de transport en commun
• Possibilité d’aménagement du temps de travail
• Télétravail possible en fonction du poste
• Possibilité d'aménagement du poste de travail pour les personnes handicapées
• Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
• Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026
• Subvention restauration collective – Restauration sur place (UPSIDUM, Brasserie , Crous…)
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Conférences…)
• Accès bibliothèques universitaires
• Déploiement 10min de sport sur temps de travail
• Parking sur place
• Crèche

Qui sommes-nous ?

L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d’enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d’1 établissement-composante (l’Ecole d’ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

L’établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l’issue de la période d’expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l’EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l’enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s’inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d’ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue.

Descriptif du service

L’École des Docteurs constitue une des directions du domaine Formation et Vie Universitaire de l’Université de Toulouse. Elle assure le pilotage, la coordination et la mise en œuvre des activités liées au doctorat à l’échelle du site toulousain, dans un environnement inter-établissements structuré autour du diplôme de doctorat de l’Université de Toulouse et de ses 14 écoles doctorales.

Dans le cadre de la délivrance du doctorat de l’Université de Toulouse, la structure assure également, en lien avec les établissements co-accrédités, des missions de scolarité du troisième cycle, notamment pour les doctorants inscrits administrativement à l’Université de Toulouse. Elle coordonne parallèlement les procédures communes applicables aux doctorants inscrits en co-accréditation dans les autres établissements du site (Université Toulouse Jean Jaurès, INSA Toulouse, Toulouse INP, ISAE SUPAERO, ENAC), afin de garantir la cohérence, la fiabilité et la sécurisation des processus administratifs liés au doctorat.

Catégorie du poste

A

Corps de recrutement

Assistant Ingénieur ou Assistante Ingénieure

Quotité de travail

100%

Date de prise de fonctions souhaitée

01/10/2026

Poste ouvert uniquement aux contractuels

Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 1 an

Groupe RIFSEEP ou cotation poste

Groupe 2

Rémunération

Elle est comprise entre 1 944,50 € brut et 2 648,46 € brut en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (264,50€)

Localisation géographique

118 route de Narbonne, 31400 Toulouse, déplacements ponctuels possibles sur les sites universitaires à Toulouse et en Région (Albi et Tarbes)

Conditions générales du poste

Conditions générales du poste :

Télétravail possible

Oui