Assistant Formation (Poste à 50%) (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement au sein de l'Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI), le titulaire du poste a pour missions :
- Recevoir, renseigner et orienter le public vers les personnes ou le service recherché,
- Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et/ou orienter les appels en fonction de leur nature,
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'institut,
- Suivre et gérer les processus administratifs en lien avec les missions,
- Gérer administrativement la formation en soins infirmiers (gestion des dossiers des apprenants, gestion administrative des activités liées à l'enseignement, gestion des activités liées aux épreuves de sélection et à la diplomation.),
- Assurer le secrétariat des instances et des réunions,
- Réaliser les activités administratives confiées par la direction ou les coordonnateurs pédagogiques.

Activités principales :
- Organiser des réunions, visites, événements,
- Accueillir le public (apprenants, candidats, intervenants.),
- Informer les personnes dans le domaine de la formation (épreuves de sélection, financement, suivi de la formation.)
- Remettre des dossiers, reproduire et diffuser des documents en respectant la confidentialité, réaliser la mise sous enveloppe et l'envoi de courriers,
- Réceptionner, traiter et suivre les appels téléphoniques, les courriers et les messages électroniques (apprenants, instances, .),
- Gérer le secrétariat des instances et des réunions : convocation, préparation, accueil, prise de notes, rédaction des comptes rendus, des décisions.,
- Gérer les différentes activités dans le respect de la confidentialité: mouvements en formation, accidents du travail et présence des étudiants/élèves, mises en stage, épreuves de sélection IFSI/IFAS, certification des apprenants, dossiers financiers et scolaires, paiement des intervenants et indemnités / frais de déplacement des étudiants, suivi du financement des formations, facturation,
- Réaliser des tableaux de bords et des rapports d'activités,
- Assurer une veille réglementaire
- Assurer le classement et l'archivage des documents,
- Établir / actualiser, organiser et mettre en œuvre de processus, procédures, protocoles, modes opératoires dans son domaine.