Assistant Formation - Administrative H/F

Sous la responsabilité hiérarchique de l’Assistante de Direction Générale, l’Assistante Formation – Administrative assure la gestion administrative, logistique et opérationnelle des actions de formation (CFA, FPC, alternance, FOAD et présentiel).

Elle est garante du bon déroulement des formations, depuis leur préparation jusqu’à leur clôture, dans le respect des procédures internes, des exigences réglementaires et du référentiel QUALIOPI.

Missions principales

1. Accueil & relationnel

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des stagiaires, intervenants, partenaires et visiteurs

• Garantir une posture professionnelle conforme à l’image du centre de formation

• Organiser et coordonner la logistique d’accueil (salles, badges, signalétique, équipements)

2. Gestion administrative et logistique des formations

• Préparer et sécuriser les opérations préalables au démarrage des formations

• Gérer les plannings, conventions, contrats et documents de rentrée et de clôture

• Créer et suivre les groupes de communication (WhatsApp, mails, plateformes)

• Assurer la gestion des salles, du matériel pédagogique et du parc informatique

3. Suivi des sessions (présentiel & FOAD)

• Accueillir et accompagner les stagiaires lors du lancement des sessions

• Assurer l’assistance technique FOAD (liens, connexions, présence stagiaires)

• Gérer les absences et retards, alerter les tuteurs et assurer le suivi administratif

4. Suivi pédagogique et qualité

• Collecter et consolider les livrables pédagogiques (émargements, notes, enquêtes)

• Préparer et organiser les examens et sessions titres

• Mettre à jour les dossiers stagiaires, intervenants et sessions sur les outils internes (GESCOF, Drive, serveur)

• Participer activement au suivi QUALIOPI et aux instances qualité

• Produire un reporting hebdomadaire à la direction

5. Vie du centre et événements

• Participer à l’organisation d’événements et à la vie du CFA

• Contribuer aux conseils pédagogiques et de perfectionnement

Formation & expérience

• Formation administrative, gestion, ou assistanat (Bac à Bac+2/3 apprécié)

• Expérience souhaitée dans un centre de formation, CFA ou environnement éducatif réglementé

• Maîtrise des processus administratifs liés à la formation et/ou à l’alternance appréciée

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et digitaux

• Aisance avec les outils de gestion de formation et plateformes collaboratives (Drive, logiciels métiers)

• Capacité à gérer simultanément plusieurs sessions, intervenants et publics

• Connaissance ou appétence pour les exigences QUALIOPI

Compétences comportementales

• Sens aigu de l’organisation, rigueur et fiabilité

• Excellent relationnel et sens du service

• Réactivité, autonomie et gestion des priorités

• Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement

• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

Contraintes & environnement

• Travail administratif avec utilisation prolongée de l’écran

• Station assise prolongée

• Poste nécessitant adaptabilité et gestion des imprévus