Assistant en gestion administrative (H/F)

Cette offre est ouverte aux personnes disposant d’un titre leur reconnaissant la qualité de travailleur handicapé ou travailleuse handicapée.

Description du Poste

Coordonner et réaliser des activités de gestion administrative, de logistique courante et de ressources humaines (dossiers stagiaires), informer et accueillir les interlocuteurs, assurer l’organisation logistique de réunions.

Les Missions

• Secretariat d’une unité / logistique courante :
  • Assurer l'accueil du laboratoire
  • Réceptionner et distribuer le courrier ; organiser les départs courrier et colis avec les expéditeurs du laboratoire
  • Réceptionner, enregistrer et distribuer les colis ; en faire le rapprochement sur le Service Fait pour les commandes passées pour l’équipe administrative et la direction
  • Gérer l’adresse mail et l’archivage du secrétariat
  • Opérer des actes administratifs et de gestion courante (notes, affichages, pages intranet du CEFE, saisies informatiques dans applications CNRS, …)
  • Assurer la logistique courante de premier niveau du laboratoire et les achats pour la direction/administration
  • Organiser la logistique de réunions programmées par la direction
  • Gérer les processus d’élections internes avec l’administratrice d’unité
• Assistanat de direction :
  • Seconder la directrice dans l’organisation de réunions ou d’évènements portés par le CEFE, et dans le suivi de dossiers spécifiques
  • Organiser ses déplacements et gérer son agenda
  • Représenter la direction dans des commissions ou groupes de travail internes
• Ressources Humaines :
  • Gérer en autonomie les dossiers RH « stagiaires » du CEFE, en interagissant avec la gestionnaire RH du laboratoire, l’administratrice et les personnels des services dédiés de nos tutelles
  • Assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire ; Suivre l'évolution de la réglementation.
  • Mettre en œuvre et suivre des dispositifs / processus RH génériques (par ex. réceptionner et traiter les demandes de formations « papier » pour signatures)
  • Accueillir, accompagner et informer les personnels (informations restaurants administratifs – procédures internes RH – diffusion listes mensuelles du personnel)
• Activités communes :
  • Réaliser des tableaux de bord de suivi, suivre des indicateurs, produire des bilans et des statistiques
  • Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de l’unité

Votre Profil

Expérience souhaitée 5 à 10 années.

Compétences

• Savoirs / connaissances :
  • Connaissance générale des techniques de secrétariat, d'assistance de direction, et de gestion administrative
• Savoir-faire :
  • Informer et rendre compte; rechercher, vérifier et classer des informations
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles; planifier son activité, savoir la gérer dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Prendre en compte les demandes de la direction et y répondre de manière appropriée
  • Maîtriser les logiciels de gestion du domaine et de bureautique
• Savoirs-être :
  • Communiquer et faire preuve de pédagogie
  • Travailler en équipe
  • Gérer des informations confidentielles
  • Être autonome

Votre Environnement de Travail

Le CEFE est une unité de recherche complexe avec 7 établissements tutelles et plus de 500 personnes en moyenne. L'activité administrative du laboratoire est assurée par une équipe de 9 personnes. Ses principaux interlocuteurs seront l'administration et la direction du CEFE, tous les personnels de l'unité, les services de la délégation régionale CNRS Occitanie Est et d'autres établissements tutelles du laboratoire, ainsi que des interlocuteurs externes divers (livreurs, fournisseurs, entreprises de nettoyage, etc). Le CEFE est situé sur le campus du CNRS à Route de Mende, Montpellier. Le poste est sur un rythme de 38,30 h/semaine, horaire quotidien de 8h00 à 16h30, dont fixe 8h00‑12h00 pour la réception des colis / accueil des livreurs.

Rémunération et avantages

Rémunération : à partir de 2302€ brut mensuel, ajustable en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

Congés et RTT annuels : 44 jours.

Prise en charge à 75% du coût et forfait mobilité durable jusqu’à 300€.

Date limite de candidature

Mercredi 15 juillet :59.