Assistant(e) suivi d’affaires H/F

Après une période d’intégration et avec l’appui d’équipes expérimentées, CE QUE NOUS POUVONS ACCOMPLIR ENSEMBLE :

Suivi des affaires et des commandes

• Assurer le suivi des commandes en lien avec les équipes opérationnelles
• Suivre des comptes clients stratégiques et dossiers spécifiques
• Mettre à jour les plannings de réalisation
• Suivre les encours de commandes
• Vérifier la cohérence des données: quantités, délais, documents, statuts
• Relancer les interlocuteurs concernés pour sécuriser les délais
• Identifier les écarts et alerter en cas de dérive

Relation client

• Répondre aux demandes clients (statuts, délais, documents)
• Traiter les demandes documentaires
• Mettre à jour les portails clients (accusés de réception, certificats, délais)
• Participer aux points de suivi réguliers

Facturation et suivi administratif

• Participer au suivi de la facturation liée aux affaires
• Vérifier les éléments nécessaires à l’émission des factures
• Assurer la cohérence entre commandes, livraisons, documents et facturation

Consultation et suivi fournisseur

• Participer aux consultations fournisseurs
• Assister les équipes dans la préparation et le suivi des commandes fournisseurs
• Relancer les fournisseurs si nécessaire afin de sécuriser les délais et les informations attendues

Coordination et communication

• Assurer l’interface entre clients, production, commerciaux, fournisseurs et fonctions support
• Transmettre les informations nécessaires au bon déroulement des affaires
• Participer aux réunions de suivi d’activité
• Garantir la fluidité et la fiabilité des échanges entre les différents interlocuteurs

Reporting et suivi d’activité

• Alimenter les tableaux de bord
• Suivre l’avancement des affaires
• Identifier les écarts et alerter en cas de dérive
• Contribuer au suivi global de l’activité du pôle normalisé et spécifique

Organisation et gestion documentaire

• Gérer l’archivage des dossiers
• Assurer la traçabilité des informations
• Mettre à jour les outils de suivi