Assistant(e) Service Généraux (H/F)

Rattaché au responsable Méthodes, OP, Maintenance, et Sécurité du site, vous assurez aux
salariés de travailler en toute sérénité, en assurant la gestion des ressources partagées et en
contribuant à instaurer un environnement de travail confortable et agréable.
1. Accueil et communication interne :
- Assurer l'accueil physique des visiteurs si besoin (accueil digitalisé)
- Assurer l'accueil téléphonique en cas de transferts d'appels et être joignable
- Assurer la diffusion des messages internes et le fonctionnement optimisé du site
- avec les prestataires du site (nettoyage, espaces verts, vitrerie, dépoussiérage, etc)
- avec les consignes de sécurité

2. Logistique et services généraux :
- Assurer les commandes et gestion des stocks : consommables sanitaires (papier, savon, pastilles , toilettes, pharmacie, machine à affranchir )
- Organiser les salles de réunion (boissons, machine à café, etc.) lors des évènements externes et internes
- Réserver les hôtels et restaurants selon les demandes
- Gérer les véhicules de service (clés , plannings, nettoyage, contrôle des niveaux, assurances.)
- Gérer les archives du site
3. Courrier & Documentation
- Ouverture quotidienne du courrier et expédition vers services internes
- Demandes d'achats du service, commande fournisseur, saisie ERP, et suivi jusqu'à la facturation
- Gérer le recyclage : piles, cartouches, sacs destructeurs de documents.
- Tenue de la caisse du site (avance espèces) et envoi des documents comptables
- Suivre les contrats de services (prestataires, maintenance, sécurité, courrier, etc.).
4. Hygiène, Sécurité & Environnement (HSE)
- Suivre les interventions nettoyage : sols, vitrerie, dépoussiérage, espaces verts, ordures ménagères.
- Réapprovisionner le personnel d'entretien en consommables et intervenir sur site si besoin
- Organiser les plannings des visites sécurité avec le responsable
- Mettre à jour les affichages obligatoires (SST, consignes d'évacuation)
- Suivre l'alarme intrusion
Profil :
o Appétence pour les aspects techniques liés à la gestion du site et de la sécurité.
o Polyvalence & sens du service : interaction avec collaborateurs internes et prestataires externes.
o Rigueur & organisation : gestion simultanée de tâches administratives, logistiques et de suivi contractuel.
o Autonomie & réactivité : capacité à gérer les imprévus et prioriser.
o Aisance digitale : outils collaboratifs (Trello, outils bureautiques, communication interne digitale).
Présentiel avec horaires du site (8h-12h / 13h45-17h) du Lundi au vendredi