Assistant.e Service formation continue - programme Education & Territoires F/H

Au sein du service formation continue de la faculté de médecine, maïeutique et métiers de la santé, et sous l'autorité de la responsable du service, vous appuyez le volet « Appui à la formation » du programme Éducation & Territoires. Vous assurez le suivi administratif des formations continues en santé et la campagne de renouvellement des DU-DIU.

Vos missions principales

• Participer à la campagne de renouvellement des DU-DIU : mailings de lancement, prise de contact avec les responsables pédagogiques, refonte des maquettes en lien avec les équipes, saisie et mise à jour des bases de données dédiées, réception et contrôle des dossiers, détection des anomalies, préparation des dossiers pour les conseils de gestion, suivi des échéances, classement et archivage, information des équipes sur la validation et la durée des renouvellements

• Assurer le secrétariat courant du service : accueil téléphonique et physique du public, gestion et mise à jour des bases de données administratives, réception et traitement du courrier, diffusion de l'information en interne et en externe, classement et archivage des documents

• Gérer administrativement les stagiaires de formation continue (DU, DIU, Capacités, Masters, formations courtes) : accueil et information des stagiaires et employeurs sur l'offre de formation et les procédures d'inscription, édition et envoi des devis, participation aux montages des dossiers de financement, réception et contrôle des dossiers d'inscription, élaboration et suivi des conventions de formation (rédaction, envoi, suivi des signatures), alimentation du tableau de suivi commun avec le service financier et le pôle DU/DIU, relances pour pièces manquantes et conventions non signées, dépôt des conventions dans le logiciel GECO, transmission aux affaires juridiques, envoi aux organismes financeurs ou stagiaires

• Suivre la présence des stagiaires et la facturation : contrôle mensuel des émargements et détection des anomalies, transmission des éléments nécessaires au service financier pour la facturation

• Contribuer à la vie de la composante : participation aux surveillances des concours (PASS, ECOS nationaux) et aux activités et évènements de la faculté

Compétences et qualités recherchées

• Bonne connaissance de l' organisation universitaire et de son environnement (appréciée ou à acquérir rapidement)

• Compréhension de la formation continue : acteurs, règlementation, tarification et modes de financement

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et des outils de messagerie et de bases de données

• Capacité à organiser et planifier ses activités, à respecter les procédures et les échéances

• Excellentes capacités rédactionnelles (courriers, documents administratifs, courriels) et bonne expression orale

• Sens du service aux usagers , goût pour le travail en équipe et au contact du public (stagiaires, employeurs, responsables pédagogiques)

• Rigueur, sens de l'organisation

• Respect strict de la confidentialité des informations traitées

Contrat de 12 mois, prise de poste dès que possible.

Les candidatures sont à envoyer avant le 3 juillet.