Assistant(e) Médico-Administratif(ve) - Hospitalisation 3C (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Service de chirurgie 3C : (ophtalmologie/urologie/ortho-traumatologie/douleur)
Grade / fonction : Adjoint administratif, AMA
Quotité de travail : 100 %

Horaires :
• Temps de travail journalier: 7h30
• Amplitude horaire: 8h15
• Horaire coupé ou continu selon les plannings prévus et l'activité du service avec une amplitude de 8h00 à 18h00
Matériels et outils utilisés : Outils informatiques, utilisation des logiciels DPI, Traça DPP, Dic't, LIFEN Excel, Word, Evoluance, Outlook, téléphone, copieurs, fax, plannings, PFM.
Rattachement hiérarchique :
• Niveau 1 : la secrétaire référente de secteur
• Niveau 2 : la responsable des secrétariats médicaux
• Niveau 3 : le Directeur des Affaires Médicales et de la Recherche Clinique

Relations professionnelles :
• Au sein du service : ensemble du personnel médical et soignant.
• Au sein de l'établissement : médecins, soignants, paramédicaux, autres services médicaux, bureaux des admissions, et services administratifs.
• En dehors de l'établissement : autres établissements de santé, relations avec la ville.

MISSIONS :
Accueil physique
* Accueil physique des patients hospitalisés, des visiteurs, du public, des professionnels de santé.
Accueil téléphonique
* Réception des appels téléphoniques des patients, des familles, du public, des professionnels de santé, du personnel, des médecins traitants, et des services de l'HNFC.
* Gestion des appels téléphoniques des services concernés : prise de messages avec transmissions aux personnes concernées
Programmation opératoire
* Programmer des interventions, des consultations et hospitalisations à la demande de la médecine de ville après validation par les médecins HNFC.
* Elaboration de devis pour la spécialité d'ophtalmologie.
Gestion des dossiers
* gestion du dossier du patient hospitalisé : importation des documents dans le DPI
Courriers
* Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers et comptes rendus médicaux
* Traitement des courriers : copies et envoi des CR

Tâches administratives
* Préparation et participation éventuelles à des réunions
* Retranscription des tableaux de garde établis par les médecins
* Reproduction de documents
* Gestion des fournitures de bureau
* Gestion des fax, du courrier (tri et distribution)
* Commandes de fournitures et imprimés.

PROFIL RECHERCHÉ :

Diplôme ou formation :
Nature et niveau de formation pour exercer le métier
• BAC science médico-sociale
• BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat
Prérequis :
• Connaissance de la bureautique
• Connaissance de l'environnement médical

Savoir-faire requis :
• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
• Bonne technicité en secrétariat (frappe, orthographe, terminologie médicale)
• Connaissance des règles de confidentialité et du secret médical
• Bonne gestion des priorités