Assistant.e Gestion du Label - Stage
Max Havelaar France (MHF) est une ONG, membre fondateur du mouvement de commerce équitable Fairtrade/Max Havelaar. Notre action vise à transformer les pratiques commerciales pour donner aux producteur.trices et aux travailleur.euses défavorisés les moyens de lutter contre la pauvreté, de vivre décemment de leur métier et de s’adapter aux enjeux environnementaux et climatiques.
Notre équipe de 45 collaborateur.trices est riche d’une grande diversité de métiers : développement des partenariats entreprises, gestion du label Fairtrade/Max Havelaar, sensibilisation du grand public, fundraising et gestion de programmes terrain d’appui aux producteurs, plaidoyer et mobilisation.
Nous recherchons notre futur.e stagiaire Assistant.e Gestion du Label pour rejoindre notre équipe.
Votre équipe :
Intégrer le pôle Gestion du Label et Information (GLI), c’est rejoindre une équipe de 3 personnes en charge de garantir la bonne utilisation du label par les partenaires économiques engagés (contrat de licence, validation de produits labellisés, etc.) et de développer les outils de gestion des données correspondants.
Vos principales responsabilités :
Vous travaillerez en étroite collaboration avec les différents membresde l’équipe GLI et sous la responsabilité de la Responsable du Pôle Gestion du Label . Vous appuierez les collaborateur.trices du pôle dans la mise à jour et l’amélioration de leurs outils de suivi (bases de données, tableaux de bord, ), le suivi et l’analyse des ventes de produits labellisés et la vérification de la conformité des produits et des process au regard des règles du commerce équitable Fairtrade.
Vos missions :
1. En coordination avec la Responsable Gestion du Label :
. Collecter les données obligatoires à mettre à jour sur les fiches clients du logiciel comptable SAGE dans le cadre de la réforme de la facturation électronique ;
. Mettre à jour les données liées à nos partenaires économiques dans notre CRM (Salesforce) : fiches entreprises, contacts, suivi contractuel etc ;
. Mettre à jour les fichiers de pilotage internes ;
. Réaliser les relances téléphoniques (et emails)liées à la réception de la déclaration trimestrielle des ventes de produits labellisés ;
. Analyser les flux financiers (suivi des ventes, prévisions, analyses par catégorie, ) liés à l’utilisation du label FAIRTRADE / MAX HAVELAAR.
2. En coordination avec le Chargé de Validation des produits labellisés :
. Vérifier et valider la conformité des informations relatives aux produits labellisés vis-à-vis des standards Fairtrade (recette, emballage etc.) ;
. Accompagner nos partenaires économiques sur l’utilisation de l’interface de gestion des produits labellisés (notamment, évolutions des modalités de connexion).
3. En coordination avec la Responsable de Gestion Contractuelle :
a. Suivi contractuel
. Mettre à jour les outils de suivi de la contractualisation (bases de données, tableaux de pilotage, etc) ;
. Contribuer à la fiabilisation des données contractuelles.
b. Appui au plan de mise en conformité (Fairtrade International)
. Participer à la mise en conformité des procédures internes avec les exigences de Fairtrade International (Requirements for Licensing Bodies) ;
. Contribuer à l’élaboration et/ou mise à jour et l’harmonisation des procédures liées à la Gestion du label, en cohérence avec les exigences identifiées ;
. Adapter les outils de suivi et pilotage en lien avec le plan défini.