Assistant(e) equipes achats 68164 H/F - PROMAN

L'agence Proman Aéronautique de Vitrolles recherche pour son client Airbus Helicopters un ASSISTANT EQUIPES ACHATS

Présentation de l'Équipe & Contexte

• Périmètre : Soutien aux équipes Achats de l'ensemble d'Airbus.
• Effectif & Profils : Environ 80 personnes, principalement des profils cadres.
• Mobilité de l'équipe : Collaborateurs nomades avec de fréquents déplacements professionnels. Ils ne sont pas tous dans le même bâtiment, mais essentiellement basés sur le site de Marignane.
• Dimension Internationale / Transnationale : Équipe française mais forte dimension internationale. Collaboration quotidienne avec des interlocuteurs en Allemagne et des fournisseurs mondiaux. Beaucoup de visiteurs externes à accueillir sur site.

Missions Principales

1. Assistanat d'Équipe & Logistique Opérationnelle

• Gestion des déplacements : Organisation complète des business trips et traitement des notes de frais pour les cadres nomades.
• Accueil & Visites : Gestion des demandes d'accès au site pour les nombreux visiteurs et fournisseurs, organisation des logistiques de visite (repas, accueil).
• Réunions & Événements : Organisation de meetings et recherche de salles de réunion dans un environnement multi-bâtiments.
• Gestion quotidienne : Traitement du courrier, filtrage et accueil téléphonique, commandes de fournitures et redistribution.
• Suivi informatique & Environnement : Demandes d'accès aux serveurs pour l'équipe, demandes d'interventions de maintenance pour les bâtiments.

2. Assistanat Personnel & Support de Proximité

• Aide à la création de présentations : Support opérationnel sur PowerPoint pour les besoins de l'équipe.
• Gestion des priorités : Suivre et traiter avec réactivité les demandes de la journée.
• Gestion de l'agenda et des e-mails : priorisation, collecte d'informations pour la prise de décision par le responsable/l'équipe le cas échéant ; tâches administratives pour le responsable/l'équipe.
• Définition et anticipation des besoins ; organisation/planification des réunions ; coordination avec les autres assistants (parties prenantes, fonctions) ; gestion des comptes rendus (ex. : suivi des communications, actions), mise à jour des listes de diffusion. Gestion logistique des événements, webinaires, etc.
• Contrôle de la diffusion des informations internes et externes au sein de l'équipe ; contribution à des relations de travail positives et rôle de facilitateur au sein de l'équipe et avec les parties prenantes.
• Gestion des tâches administratives (téléphone, organisation des réunions/événements, besoins RH, notes de frais) ; point de contact pour l'informatique et la gestion des installations ; soutien à l'organisation d'événements et de webinaires ; gestion logistique pour l'équipe (fournitures de bureau, gestion des déplacements).
• Promotion des initiatives de réduction de l'impact environnemental (réduction des impressions, du plastique et des déchets).

Profil Recherché & Compétences Hard Skills (Savoir-faire)

• Anglais courant (Impératif) : Échanges quotidiens avec l'Allemagne et les fournisseurs internationaux.
• Connaissance d'Airbus Helicopters (AH) : PRIORITE ! Un vrai plus pour être immédiatement opérationnel(le) sur les process internes (outils, accès site, culture d'entreprise).
• Maîtrise des outils bureautiques : Googlesuite et Packoffice.

Soft Skills (Savoir-être)

• Autonomie (++) & Organisation (++) : Capacité à piloter sa propre journée et à gérer ses priorités de manière indépendante.
• Agilité & Proactivité : Esprit curieux, capable d'anticiper les besoins d'une équipe de 80 personnes.
• Excellente communication & Relationnel (++) : Posture positive, sens du service et esprit d'équipe prononcé.

Horaire: De journée

Salaire: Selon profils et expériences + 13ème mois + RTT ( Classe emploi D08)