Assistant(e) en gestion administrative F/H

Mission générale

• Gestion administrative et des ressources humaines de l’UMS
• Participer à l’Accueil et au soutien logistique de l’ensemble des activités de l’UMS: études cliniques et évènementiel

Missions détaillées

• Appliquer les procédures
• Vérifier la régularité juridique, administrative et financière des actes de gestion
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion et au fonctionnement de l’UMS
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif, financier et/ou ressources humaines
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité d’un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe

Savoir faire requis

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en oeuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Mettre en oeuvre une démarche qualité
• Maitrise des outils bureautiques
• Techniques d’élaboration de documents
• Culture internet
• Techniques de communication
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Connaissances associées

• Modes de fonctionnement des hôpitaux et des universités
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
• Environnement et réseaux professionnels

Savoir être requis

• Sens de l’organisation
• Discrétion
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel

Pré-requis

• Baccalauréat
• Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative