Assistant(e) en gestion administrative F/H

Type de contrat

CDD uniquement

Présentation du service

La Direction de la Recherche Clinique et de l’Innovation (DRCI) est organisée en sept pôles localisés dans les locaux de l’hôpital Saint-Louis et de l’hôpital Fernand Widal. La DRCI comprend également douze unités de recherche clinique, un centre de pharmaco‑épidémiologie (CEPHEPI), un département des essais cliniques de l’agence générale des équipements et produits de santé (DEC‑AGEPS). La DRCI est chargée de piloter l’ensemble des projets de recherche et d’innovation et d’allouer les ressources nécessaires à leur mise en œuvre en garantissant le respect des bonnes pratiques cliniques et la sécurité des patients. Elle favorise et accompagne le développement de l’activité de recherche de l’AP‑HP.

L’UMS‑Autonomie est le premier centre de recherche et d’innovation en Île‑de‑France dédié aux personnes en perte d’autonomie, situé à l’hôpital Charles‑Foix AP‑HP à Ivry‑sur‑Seine. Il s’agit d’une unité mixte de service (UMS) constituée entre Sorbonne Université et l’AP‑HP, combinant l’expertise scientifique et technologique de l’université avec l’expérience clinique et l’accès aux patients de l’hôpital. L’objectif principal est de préserver et améliorer l’autonomie des personnes en situation de dépendance liée à la maladie, au vieillissement ou au handicap. UMS‑Autonomie se concentre sur la recherche appliquée et l’innovation technologique pour créer et évaluer des solutions d’autonomie.

Mission générale

• Gestion administrative et des ressources humaines de l’UMS
• Participer à l’accueil et au soutien logistique de l’ensemble des activités de l’UMS : études cliniques et évènementiel

Missions détaillées

• Appliquer les procédures
• Vérifier la régularité juridique, administrative et financière des actes de gestion
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnel) et externes (usagers)
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion et au fonctionnement de l’UMS
• Alimenter des tableaux de bord, extraire des données dans les systèmes d’information administratif, financier et/ou ressources humaines
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe

Profil recherché

Savoir faire requis

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Mettre en œuvre une démarche qualité
• Maîtrise des outils bureautiques
• Techniques d’élaboration de documents
• Culture internet
• Techniques de communication
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Connaissances associées

• Modes de fonctionnement des hôpitaux et des universités
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
• Environnement et réseaux professionnels

Savoir être requis

• Sens de l’organisation
• Discrétion
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel

Pré‑requis

• Baccalauréat
• Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative

Localisation du poste

France, Ile‑de‑France, Val de Marne (94)

Ville

Hôpital Charles‑Foix - Ivry‑sur‑Seine 94 (GHU Sorbonne)