Assistant.e en gestion administrative - Ecoles doctorales

Vous aurez pour mission principale de coordonner et réaliser de manière polyvalente et autonome les activités de gestion administrative et financières de deux écoles doctorales : l’ED Sciences de la Vie et Santé – 140 doctorants et l’ED Santé Publique – 27 doctorants.

Il s’agit de :

• Gérer les doctorants sur les plans administratif et pédagogique
• Assister les directions d’écoles doctorales dans leurs mission et gérer les secrétariats

Activités détaillées

• Élaborer, concevoir des outils de gestion administrative, préparer et contrôler des actes de gestion administrative liés à l’inscription des doctorants, au suivi de leur scolarité, à leur soutenance de thèse et à la délivrance de leur diplôme
• Participer et assurer l’instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire (bourses de cotutelle, de mobilité, recrutement candidats à contrats doctoraux)
• Coordonner les aspects logistiques de l’école doctorale (manifestations, journées d’études, séminaires, organisation de réunions, d’auditions de candidats, publications de résultats, etc…)
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques (réponse à enquêtes ministérielles, suivi dossier d’accréditation)
• Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de l’établissement et les partenaires extérieurs
• Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure (doctorants, unités de recherches, directeurs de thèse, services supports de l’établissement)
• Assurer le suivi budgétaire des 2 écoles doctorales : état des recettes et dépenses engagées, gestion des commandes, des ordres de missions et notes de frais, etc.
• Assurer la mise à jour du site WEB des 2 écoles doctorales

Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des projets d’établissement et des évolutions statutaires ou réglementaires.

Localisation

Champs-sur-Marne (Cité Descartes) + Créteil (Upec Pyramide)

Agents titulaires ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation (entre 1660 € et 1960 € nets mensuels pour les agents contractuels en fin de carrière)

Connaissances souhaitées ou à acquérir

• Objectifs et projets de l’établissement
• Organisation de l’enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation
• Gestion administrative et techniques d’élaboration de documents
• Connaissances budgétaires générales, des ressources humaines
• Langue anglaise appréciée

Savoir-faire

• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents administratifs
• Concevoir des tableaux de bord

Savoir être

• Rigueur et fiabilité
• Réactivité
• Sens relationnel