Assistant-e du Sous-Préfet

Environnement professionnel

La Sous-Préfecture de Die, rattachée à la Préfecture de la Drôme, est en charge de la coordination de l’action des services déconcentrés de l’État et de la mise en œuvre des politiques interministérielles à l’échelle de l’arrondissement de Die (111 communes).

Activités du service

• Maintien de la sécurité et de l'ordre public et protection des populations
• Respect des règles administratives dont elle organise et supervise le contrôle tout en apportant aux collectivités territoriales les conseils appropriés
• Rôle d'animation et de conseil dans le souci de l'intérêt général dans les principaux domaines de la vie collective, économique, sociale et culturelle

Structure et effectifs

La Sous-Préfecture est dirigée par le Sous-Préfet. L’effectif comprend 9 agents : 1 Secrétaire général, 6 postes administratifs et 2 postes techniques.

Liaisons

Liaisons hiérarchiques : Sous-Préfet et Secrétaire général de la Sous-Préfecture.

• Secrétariats du corps préfectoral et des différents services de l’État
• Communes de l’arrondissement (élus et agents)
• Entreprises
• Associations
• Administrés

Missions principales

• Assistant du Sous-Préfet : gestion de l’agenda et des déplacements
• Planification, organisation et suivi des réunions du Sous-Préfet
• En lien avec les services concernés, préparation des dossiers du Sous-Préfet
• Suivi des affaires réservées
• Sténodactylo : transcription des courriers, discours, invitations du Sous-Préfet
• Gestion du courrier et suivi des avis divergents
• Suivi et actualisation des contacts (élus, administration) utiles
• Gestion des expulsions locatives : de l’assignation à la réquisition de la force publique, en lien avec les différents services concourants (services sociaux, Gendarmerie, Justice, bailleurs)

Missions secondaires (en cas d’absence des titulaires)

• Missions funéraires : délivrance d’arrêtés pour les actes nécessitant une autorisation préfectorale; délivrance d’habilitations pour les pompes funèbres (création/ renouvellement/modification); dossiers de créations d’installations funéraires (chambres funéraires, crématorium); renseignements sur la réglementation funéraire (pompes funèbres, usagers, collectivités locales)
• Greffe des associations : enregistrement des créations/modifications et dissolution; renseignements et informations aux usagers
• Recueil des Actes administratifs : enregistrement et publication des actes sur le site de la Préfecture
• Attestation : délivrance des attestations de brocanteurs et permis de chasser
• Accueil physique et téléphonique

Conditions particulières d'exercice

• Très grande discrétion et devoir de réserve
• Rigueur formelle, respect du cadre spécifique à l’administration et juste positionnement dans la structure
• Engagement professionnel et volontarisme
• Adaptabilité et grande polyvalence compte-tenu de la taille de la structure
• Appétence pour le travail en équipe
• Possibilité d’être amené à renforcer ou remplacer l’un des 5 autres agents administratifs, notamment en cas d’arrêt maladie, de congés ou d’événements exceptionnels
• Renforcement possible lors des réceptions organisées en Sous-préfecture, sur demande de la hiérarchie, sur des horaires décalés

Descriptif du profil recherché

Connaissances techniques

• Connaissance de l’environnement professionnel – Niveau maîtrise à acquérir
• Compétences en informatique et bureautique – Niveau maîtrise requis

Savoir-faire

• Savoir s'organiser – Niveau maîtrise requis
• Savoir rédiger – Niveau pratique requis
• Savoir travailler en équipe – Niveau maîtrise requis
• Savoir appliquer la réglementation – Niveau pratique à acquérir

Savoir-être

• Avoir le sens des relations humaines – Niveau maîtrise requis
• Savoir s'exprimer oralement – Niveau pratique requis
• Savoir accueillir – Niveau pratique requis
• Savoir s'adapter – Niveau maîtrise requis

Conditions de travail

Temps plein : Oui

Durée attendue sur le poste : 3‑5 ans

Groupe RIFSEEP : 3

Perspectives de missions similaires dans des environnements différents.

Télétravail possible : Non

Descriptif du poste

Assistant-e du Sous-Préfet.

Localisation

Soupréfecture de Die – Place de la République – 26150 DIE.

Fondement juridique du recrutement

En cas d'absence de candidature de titulaire, le poste pourra être pourvu par contrat en application de l'article L332‑2 du code général de la fonction publique.

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.