Assistant-e du Sous-Préfet

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

Assistant-e du Sous-Préfet

Description du poste

Votre environnement professionnel

La Sous-Préfecture de Die, rattachée à la Préfecture de la Drôme, est en charge de la coordination de l’action des services déconcentrés de l’État et de la mise en œuvre des politiques interministérielles à l’échelle de l’arrondissement de Die (111 communes).

Les missions principales de la Sous-préfecture de Die sont les suivantes :

• Maintien de la sécurité et de l'ordre public et protection des populations
• Respect des règles administratives dont elle organise et supervise le contrôle tout en apportant aux collectivités territoriales les conseils appropriés
• Rôle d'animation et de conseil dans le souci de l'intérêt général dans les principaux domaines de la vie collective, économique, sociale et culturelle

Composition et effectifs du service

La Sous-Préfecture est dirigée par le Sous-Préfet. L’effectif comprend 9 agents : 1 Secrétaire général, 6 postes administratifs et 2 postes techniques.

Liaisons hiérarchiques

Sous-Préfet et Secrétaire général de la Sous-préfecture.

Liaisons fonctionnelles

Secrétariats du corps préfectoral et des différents services de l’État. Communes de l’arrondissement (élus et agents). Entreprises. Administrés.

Vos activités principales

• Gestion de l’agenda et des déplacements;
• Planification, organisation et suivi des réunions du Sous-Préfet;
• En lien avec les services concernés, préparation des dossiers du Sous-Préfet;
• Suivi des affaires réservées;
• Sténodactylo : transcription des courriers, discours, invitations du Sous-Préfet;
• Gestion du courrier et suivi des avis divergents ;
• Suivi et actualisation des contacts (élus, administration) utiles.

Gestion des expulsions locatives

De l’assignation à la réquisition de la force publique, en lien avec les différents services concourants (services sociaux, Gendarmerie, Justice, bailleurs).

Missions secondaires (en cas d’absence des titulaires)

• Missions funéraires : Délivrance d’arrêtés pour les actes nécessitant une autorisation préfectorale; Délivrance d’habilitations pour les pompes funèbres (création/ renouvellement/modification); Dossiers de créations d’installations funéraires (chambres funéraires, crématorium); Renseignements sur la réglementation funéraire (pompes funèbres, usagers, collectivités locales).
• Greffe des associations : Enregistrement des créations/modifications et dissolution; renseignements et informations aux usagers.
• Recueil des Actes administratifs : Enregistrement et publication des actes sur le site de la Préfecture.
• Attestation : Délivrance des attestations de brocanteurs et permis de chasser.
• Accueil : physique et téléphonique.

Durée attendue sur le poste : 3-5 ans.

Missions similaires dans des environnements différents.

Conditions particulières d'exercice

• Très grande discrétion et devoir de réserve.
• Rigueur formelle, respect du cadre spécifique à l’administration et juste positionnement dans la structure.
• Engagement professionnel et volontarisme.
• Adaptabilité et grande polyvalence compte-tenu de la taille de la structure.
• Appétence pour le travail en équipe.
• Vous pouvez également être amené-e à renforcer ou remplacer l’un des 5 autres agents administratifs, notamment en cas d’arrêt maladie, de congés ou d’évènements/périodes exceptionnelles.
• Lors des réceptions organisées en Sous-préfecture, sur demande de votre hiérarchie, vous pouvez exceptionnellement renforcer l’agent en charge de cette mission, sur des horaires décalés.

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre

• Connaissances techniques : Connaissance de l’environnement professionnel – Niveau maîtrise - à acquérir; Avoir des compétences en informatique et bureautique – Niveau maîtrise – requis.
• Savoir-faire : Savoir s'organiser – Niveau maîtrise – requis; Savoir rédiger – Niveau pratique – requis; Savoir travailler en équipe – Niveau maîtrise – requis; Savoir appliquer la réglementation – Niveau pratique - à acquérir.
• Savoir-être : Avoir le sens des relations humaines – Niveau maîtrise – requis; Savoir s'exprimer oralement – Niveau pratique – requis; Savoir accueillir – Niveau pratique – requis; Savoir s'adapter – Niveau maîtrise – requis.

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Informations complémentaires

Localisation administrative et géographique / Affectation : Place de la République, Sous-préfecture de Die – 26150 Die.

Fondement juridique du recrutement

En cas d'absence de candidature de titulaire, le poste pourra être pourvu par contrat en application de l'article L332‑2 du code général de la fonction publique.

Localisation du poste

Sous-préfecture de Die – Place de la République – 26150 DIE.

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

SOUS‑PREFECTURE DE DIE – Place de la République – B.P. 83 – 26150 Die.