Assistant(e) du Service gestion locative H/F

Description de l'entreprise

La SEMIS en quelques mots : un parc locatif de plus de 4000 logements répartis à Saintes et son agglomération, le littoral de la Charente Maritime et le nord et sud de la Saintonge; des projets de production de logements sociaux; un référent en matière de développement des activités d’aménagement, de production immobilière et de soutien à l’activité économique du département.

La SEMIS est membre de la Société de Coordination d’organismes de logement social «Immobilière Terres Océan».

Description de la mission

Service comptabilité clients : Sous la responsabilité du Directeur du pôle relation clientèle.

• Réaliser dans le respect des procédures et des délais, les traitements administratifs.
• Garantir la fiabilité des traitements réalisés.
• Assurer, par un premier niveau de traitement, la fiabilité de la comptabilité client.

Service « contentieux et précontentieux » : Sous la responsabilité du Directeur du Pôle relation clientèle et en lien direct avec la Responsable du Service Contentieux et Pré contentieux.

• Réaliser, dans le respect des procédures, les actions visant au recouvrement amiable des loyers et charges impayés.
• Les tâches de traitement des données du quittancement, des encaissements des loyers et du suivi des comptes clients sont un préalable indispensable à l’activité et aux résultats du Service précontentieux.

Principales activités :

• Quittancement
  • Assister le service dans les opérations liées au quittancement des comptes clients (activité location) en intégrant les données externes (APL, FSL, réparations locatives…)
  • Informer la CAF du départ des locataires.
  • Traiter les dossiers FSL ACCES après signature des conventions.
  • Mise sous plis et affranchissement du quittancement.
• Encaissements des loyers
  • Assister le service dans les opérations d’encaissements, de contrôle des prélèvements, les modifications des modes de règlements, et les écritures comptables liées aux différents modes de paiement.
  • Participer à l’accueil téléphonique (ligne précontentieux) et recevoir les paiements par CB sur place ou par téléphone.
  • Saisie et encaisse les règlements (espèces, virements, chèques, CB…).
  • Saisie les RIB pour les prélèvements et traiter les rejets.
• Suivi du compte client
  • Assister le service dans les opérations de suivi du compte client.
  • Rembourser et contrôler les soldes créditeurs, CAF, régularisation des charges.
  • Saisie les dépôts de garantie au départ des locataires (états de résiliation).
  • Mettre en place les plans d’apurement.
  • Créer les tarifs et recalibrer les acomptes de charges.
• Recouvrement pré contentieux
  • Assister le Service Contentieux et Précontentieux en participant chaque mois au contrôle des locataires en impayés.
  • Assurer les relances téléphoniques et courriers en soutien au Chargé du précontentieux.
  • A titre occasionnel, accompagner la Chargée du contentieux en visite à domicile pour effectuer les relances des loyers impayés.
  • Encaisser toutes les formes de paiements (espèces, virements, chèques, CB) ou par téléphone (CB).
• Missions communes aux deux Services
  • Accueil du public physique et téléphonique: recevoir, informer les locataires dans le domaine d’activité des deux services.
  • Participer à la gestion administrative et aux autres traitements réalisés par les deux services (courriers divers, attestations, quittances, copie de bail, plans d’apurement).

Nous sommes donc à la recherche d’un profil maîtrisant à la fois les règles de fonctionnement de la comptabilité client, et les principes et procédures de la gestion locative.

Formation / Expérience

• De formation comptable et/ou juridique, Bac + 2 ou équivalent.
• Il (elle) possède des connaissances en matière immobilière, idéalement en logement social.
• Il (elle) maîtrise les outils informatiques (logiciels de gestion type TEGIA mais aussi Word, Excel).

Aptitudes, compétences, motivations et comportements professionnels attendus :

• Il (elle) dispose de réelles capacités de rigueur, méthode et de formalisation.
• Il (elle) fait preuve de qualités relationnelles, de discrétion et de confidentialité.
• Il (elle) est capable d’empathie avec les locataires tout en sachant être ferme et inflexible.
• Il (elle) a le goût du travail en équipe et du reporting.

Localisation du poste

France, Nouvelle-Aquitaine, Charente Maritime (17)