Assistant(e) du secrétaire général

1. Assurer la gestion et l’organisation du travail quotidien du secrétaire général
   • Gestion de l’agenda, traitement des communications de deux boites fonctionnelles, gestion du courrier
   • Rédaction et diffusion des comptes-rendus des réunions d’encadrement animées par le secrétaire général
   • Organisation des réunions et des rendez-vous
   • Gestion et validation des frais de déplacement
   • Centralisation des conventions, circulaires et enquêtes
   • Gestion des demandes de certificat de scolarité
2. Assurer la gestion et le suivi des dossiers des personnels administratifs de la DSDEN
   • Suivi des différents actes de gestion courante: nomination, congés, notation, télétravail, etc.
   • Suivi et mise à jour des applications RH (AGADIR, GDI), des listes de diffusion
   • Suivi et mise à jour du tableau de recensement via l’application ESTEVE dans le cadre de la campagne d’évaluation annuelle
   • Gestion de l’accueil et de l’installation des nouveaux arrivants et des stagiaires
3. Gestion RH
   • Organiser des entretiens de régulation
   • Suivi des dossiers de protection fonctionnelle en lien avec les partenaires internes et le rectorat
   • Suivi des grèves via ARGES en relation avec le Cabinet du Recteur
4. Assurer la gestion logistique des demandes des personnels
   • Centralisation et traitement/suivi des demandes logistiques
   • Centralisation et suivi des commandes de fournitures
5. Outre ces activités principales, vous êtes amené à contribuer à l’activité du cabinet et notamment à:
   • Assurer la continuité du service, avec les autres collaboratrices et collaborateurs, en cas d’absence
   • Prendre en charge, par roulement avec les autres collaboratrices et collaborateurs, la permanence téléphonique durant les heures d’ouverture du cabinet
   • Participer à l’organisation d’événements particuliers impliquant la mobilisation de l’ensemble des collaboratrices et des collaborateurs du cabinet
   • Assurer le suivi des réponses aux courriers à l’attention des usagers ou des élus concernant des situations en collège ou en lycée et en coopération avec les services de la DSDEN
   • Rédiger ces courriers le cas échéant

Lien hiérarchique: cheffe de cabinet (N+1), secrétaire général (N+2)