Assistant.e de projets (H/F) (Nouvelle fenêtre)

La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.

Gestion administrative :

• Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des modalités des projets mis en œuvre dans le pôle, dont L’Initiative et le.s projet.s sur financement UE : enregistrement / archivage des documents, préparation des dossiers pour le pilotage du programme… ;
• Prépare les contrats de prestation de service et de subvention ;
• Appui a préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions ;
• Saisit et met à jour les données sur les applications de suivi de l’agence ;
• Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents ;
• Gère les tâches administratives de secrétariat.

Gestion budgétaire et financière :

• Assure la tenue et la mise à jour des fiches de suivi financier des activités liées aux modalités de L’Initiative et des autres projets ;
• Vérifie la conformité des pièces justificatives des dépenses des prestataires, des factures et des remboursements liés aux missions d’expertise, suit les avances et leurs soldes ;
• Participe à la vérification des rapports financiers des partenaires et des demandes de préfinancements en collaboration avec les chargé.es de projet et les chargé.es de projets administratif et financier ;
• Participe aux prévisions budgétaires et aux clôtures annuelles ;
• Appui à la préparation des audits des projets.

Gestion logistique :

• Assure ou appui l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, …) : déplacements (réservation de billets d’avion, établissement de per diem, préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires (hôtel, restauration, services de traduction, …) ;
• Elaboration des ordres de mission pour les experts et salariés.

Appui transversal :

• Participe à l’organisation de la vie du pôle (organisation réunions de pôle, prise de comptes rendus, etc.) ;