Assistant.e de pôle F/H

Au sein des équipes d’expertises de l’agence et rattachée au pôle assistanat, vous aurez pour objectif d’assister au quotidien les experts et les responsables de pôles dans leurs missions. Au quotidien, vous serez amené.e à gérer :

• La gestion administrative des contrats clients et prestataires, suivi des documents administratifs, classement et mise à jour des dossiers ;
• La gestion et mise à jour des outils et tableaux de bords de production, de suivi d’activité et de performance pour garantir le bon déroulement des projets ;
• Le suivi des échéances, coordination et contrôle de la conformité des prestations (production, planification, facturation) ;
• La participation au déploiement, à l’optimisation et à la formalisation des process internes pour faciliter le fonctionnement des équipes d’experts ;
• La proposition d’actions d’amélioration continue en collaboration avec les responsables de pôles : détection des points d’optimisation, suggestions d’automatisation ou de nouveaux outils ;
• La facilitation des échanges entre les différents pôles de l’agence, coordination de la production et transmission des informations clés ;
• Le support administratif auprès des équipes sur les appels d’offres, contrats, organisation et pilotage des tâches récurrentes ;
• Le suivi des achats et de la facturation des prestations , en collaboration avec les services supports (comptabilité, juridique, etc.) pour assurer la bonne transmission des éléments ;
• La réalisation des devis en conformité avec le book tarifs ainsi que l'envoi des devis et documents administratifs auprès des clients ;
• La création des fiches clients et l’enregistrement des demandes de garanties ;
• La mise à jour des chiffres sur les outils.