ASSISTANT.E DE POLE

Entitéde rattachement : Secrétariat Général

Au sein de l’équipe de l’AORIF, l’assistant·e joue un rôle central de coordination et de soutien opérationnel auprès des membres de l’équipe. Véritable pilier du fonctionnement quotidien, il / elle intervient à la fois sur l’organisation des instances de travail, la gestion logistique des réunions et événements, ainsi que sur l’administration des outils numériques et des bases de données métiers.

À l’interface de multiples interlocuteurs internes et externes, ce poste requiert un sens aigu de l’organisation, de la rigueur et du service, ainsi qu’une bonne maîtrise des outils collaboratifs.

L’assistant·e contribue activement à la fluidité des processus, à la qualité du travail collectif et à la capitalisation des informations utiles au pilotage des actions menées.

Responsabilités

• Contribuer à l’organisation et au suivi des instances de travail (commissions, groupes de travail thématiques et territoriaux) : planification, coordination des agendas, préparation et organisation des réunions en lien avec les salariés des différents pôles de l’AORIF.

• Assurer la prise en charge logistique des réunions, journées professionnelles, assemblée générale, différents congrès et autres événements (réservation de salles, organisation matérielle, coordination des besoins techniques, accueil des participants le cas échéant).

• Gérer, structurer et mettre à jour les fichiers et bases de données liés à l’organisation via ou non CRM et aux différentes bases de données de l’AORIF en garantissant la fiabilité et l’actualisation des informations.

• Administrer les outils numériques et collaboratifs : gestion des agendas partagés, espaces collaboratifs, enquêtes en ligne, site internet, espace adhérent ; mise en ligne des dossiers sources des commissions et groupes de travail sur espace dédié.

• Appui administratif pour le secrétariat général.

Qualifications

Solides capacités d’organisation, de planification et de priorisation. Excellente qualité d’expression orale et écrite, adaptée à des contextes professionnels variés. Maîtrise de l’organisation et de la coordination administrative, notamment la préparation de réunions complexes et le suivi d’agendas électroniques. Aisance avec les outils numériques et collaboratifs (Outlook, SharePoint, Teams, intranet, agendas partagés). Sens développé de l’accueil, du service et de la relation avec les interlocuteurs internes et externes. Rigueur, fiabilité et respect strict des règles de confidentialité.