Assistant(e) de l'Agence Technique de Services (H/F)

La finalité du service de la Direction Habitat & Projets des Territoires dont relève l'Assistant ATS (H/F) est de veiller à la bonne qualité, la conformité et l'attractivité du patrimoine et satisfaire la clientèle et les parties prenantes dans le respect du plan d'entretien du patrimoine validé par le Conseil d'administration et des enveloppes budgétaires.

L'Assistant ATS (H/F) est chargé d'assister quotidiennement le Responsable de l'Agence Technique de Services (H/F) dans la réalisation de ses missions et de lui apporter une aide permanente pour la bonne gestion des interventions techniques en assurant le suivi administratif des opérations courantes de maintenance, la planification des interventions ainsi que le contrôle des prestations en interne.

Activités :

* Assurer le secrétariat du Responsable ATS : assurer la gestion des appels téléphoniques, prendre des notes et rédiger les comptes rendus de réunions, s'assurer de la mise à jour des tableaux de bord avant les réunions, classer et archiver les dossiers, saisir les inventaires, .
* Organiser et assurer la planification des Ordres de Services Régie (OSR) jusqu'au solde
* Vérifier la complétude et la conformité des dossiers d'interventions
* Suivre et mettre à jour les informations des affaires
* Participer au contrôle qualité des interventions du service
* Coordonner l'activité en informant les demandeurs en internes et les locataires au fur et à mesure du lancement des interventions
* Assurer le suivi des commandes auprès des entreprises en marché selon une procédure définie : enregistrement, établissement du bon de commande et archivage de la facture
* Contrôler les bons de livraison et effectuer les relances auprès des fournisseurs
* Assister le personnel de l'ATS dans l'administratif
* Préparer les éléments nécessaires à la récupération et la saisie des charges récupérables auprès des locataires

Compétences demandées :

* Maitriser les outils bureautiques et métiers
* Maitriser la rédaction de courriers professionnels
* Avoir des notions techniques
* Savoir faire face aux imprévus

Aptitudes requises :

* Respect des délais
* Sens de l'organisation et rigueur
* Discrétion et confidentialité
* Capacité d'analyse et de synthèse
* Esprit d'équipe
* Aisance relationnelle écrite et orale
* Force de proposition

Profil :

* Bac ou Bac PRO dans le domaine du secrétariat / administratif
* Expérience souhaitée
* Le permis B (boite manuelle) est obligatoire, déplacements à prévoir dans le cadre des missions / formations internes.

Conditions :

* CDD accroissement temporaire - 6 mois
* Temps plein
* Poste basé à Lons le Saunier ou Champagnole (au choix du candidat)