Assistant(e) de la formation

Sous l'autorité de la Responsable du Pôle formation, vous assurez la gestion administrative du centre de formation. Vous pourrez être amené(e) à contribuer à l’élaboration de l’offre de formation, de la veille du secteur et d’éventuelles réponses à appels d’offre.

Responsabilités

• Assurer un accueil téléphonique et physique auprès des clients et des stagiaires ; renseigner sur l’offre de formation et les conditions d’accès.
• Collaborer à la réponse client avec le responsable formation dans la présentation de l’offre formation de PBS.
• Assurer la mise en œuvre, le bon déroulement et le suivi des actions de formation INTER/INTRA, certifiantes et des prestations des APP (Analyse des Pratiques Professionnelles) avant, pendant et post formation (conventions, convocations, livret d’accueil, attestations de présence, planification, calendrier, contrat intervenant, note de frais, etc.).
• Suivi des intervenants formation (documents administratifs réglementaires, gestion des plannings, contrats, note de frais).
• Participer et organiser les journées d’examen pour les formations certifiantes.
• Etablir des devis client INTER/INTRA sur le logiciel Argalis et Inex FACT.
• Assurer le déploiement de la démarche qualité et des process en conformité avec les indicateurs de QUALIOPI et la préparation des audits.
• Finaliser le SMQ (système de management de la qualité) pour le service formation et le faire évoluer.
• Gestion de la relation client avant-vente et post-vente : présentation des programmes formation client, suivi du feedback client en post formation.
• Appui pour la recherche de consultants en APP et suivi des dossiers client : gestion administrative et prestations.

Qualifications

• Diplôme Niveau 5 (BTS).
• Connaissance du secteur social et médico-social et du secteur de la formation.
• Connaissance du fonctionnement d’une TPE.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques, facilité à s’adapter à de nouveaux logiciels.
• Sens de l’accueil, approche client.
• Organisation, rigueur, respect des procédures, gestion des priorités et des aléas.
• Autonomie, anticipation, prise d’initiatives, adaptation et réactivité.