Assistant(e) de gestion administratif (ve) (H/F)

RESPONSABILITÉS :

la DSI recherche un·e Assistant(e) de gestion administratif(ve) pour assurer la continuité des missions administratives, logistiques et de coordination, tout en participant activement au suivi et à la mise en œuvre de certains projets numériques transversaux.
Gestion administrative et budgétaire
• Assurer le suivi administratif de la direction : gestion des courriers entrants et sortants, rédaction de notes, décisions et délibérations, classement et archivage
• Participer à la gestion budgétaire du service : préparation, suivi et exécution des dépenses (engagements, bons de commande, facturation, tableaux de suivi)
• Tenir à jour les tableaux de bord budgétaires et contractuels, en lien avec la direction et la comptabilité
• Participer à la rédaction et au suivi des marchés publics et contrats de maintenance informatique
• Assurer le suivi des stocks (cartouches d'encre, consommables, petit matériel) et des commandes associées
Support de premier niveau
• Assurer la réception, l'enregistrement et l'orientation des demandes de support des agents (premier niveau du service support).
• Identifier les demandes simples pouvant être traitées directement (réinitialisation de mot de passe, incidents mineurs, assistance bureautique de base)
• Assurer la communication entre les utilisateurs et les techniciens en cas de besoin d'intervention
• Contribuer à l'amélioration des processus de support et à la documentation des interventions
Coordination et gestion de projets numériques
• Participer à la préparation et au suivi de projets menés par la DSI : outils collaboratifs, dématérialisation, gestion documentaire, suivi d'équipements, etc
• Assister le Directeur dans la planification, le suivi et la coordination des projets en lien avec les prestataires et les services métiers
• Contribuer à la rédaction de cahiers des charges, à la documentation et au suivi des livrables
• Participer à la communication interne sur les projets numériques (notes, guides, réunions d'information)
Appui transversal et communication
• Aider à la préparation des comités de pilotage et réunions internes (convocations, comptes rendus, synthèses)
• Contribuer à la mise en forme et à la diffusion des documents produits par la DSI
• Participer à la veille organisationnelle et technologique du service
• Être force de proposition pour améliorer les processus internes et la coordination des activités de la DSI

PROFIL RECHERCHÉ :

Formation et expérience
• Bac +2 à Bac +3 (BTS/DUT/Licence) en gestion administrative, management de projets, informatique ou domaine connexe
• Une première expérience en collectivité territoriale ou en service informatique serait appréciée
Compétences techniques
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Suite Office 365, messagerie, tableurs)
• Connaissance des bases de la gestion administrative et budgétaire
• Connaissance souhaitée des marchés publics et de la gestion contractuelle
• Sensibilité aux environnements numériques et à la gestion de projets informatiques
• Aisance avec les outils numériques (ticketing, suivi de projet, outils de communication interne)
Compétences relationnelles et organisationnelles
• Rigueur, sens de l'organisation et capacité à prioriser
• Autonomie et réactivité dans la gestion quotidienne des tâches
• Esprit d'équipe, sens du service public et goût du travail en transversalité
• Bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles
• Curiosité et volonté de monter en compétence sur les outils numériques et la gestion de projets
Les Plus :
• Rémunération statutaire + 13ème mois
• Prise en charge à 75 % des frais de transport en commun
• Accès au restaurant municipal
• Télétravail possible (selon nécessités de service)
• Participation de l'employeur pour la mutuelle santé et prévoyance, (facultatif)
• 25 jours de CA et 15 ARTT, pour un temps complet de 37h30
• Compte-Epargne Temps
• Abonnement CNAS
Sont également proposés :
• Sessions de sports gratuites : badminton, multisport, renforcement musculaire, natation, escalade
• Chorale
• Séances d'ostéopathie
• Massages assis