ASSISTANT (E) DE FORMATION - CHU Site de Cayenne [101692]

L'agent réalise les opérations administratives inhérentes à la gestion de la formation continue des personnels non médicaux ainsi que la gestion logistique liée aux activités du service (déplacements professionnels, organisation de réunion, gestion des salles pour les formations, etc.).

Poste susceptible d'évoluer compte-tenu des objectifs d'organisation du service de la formation continue.

Missions/Activités principales du poste

• Accueil, orientation des personnes (formateurs, intervenants, agents, stagiaires…)
• Organisation des salles de formation et les aménager en fonction des demandes des intervenants
• Réception et traitement des appels et des mails
• Traitement des courriers, dossiers (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
• Prise de note, frappe et mise en forme de documents
• Création, reproduction et transfert de documents relatifs à la formation (attestations de formation, dossiers formations des agents…)
• Prise de rendez‑vous et gestion des agendas pour les réservations des salles de formation et réunion
• Gestion des stocks de matériel bureautique (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)

Missions/Activités spécifiques du poste :

• Rédaction de courriers relatifs à la formation
• Communication des informations sur la formation dans les services concernés
• Mise en place des actions de formations auprès des différents organismes de formation, en y inscrivant les agents
• Suivi et contrôle des dossiers formation :

Suivi des actions de formation auxquels les agents ont pu participer

Remboursement des frais de séjours des agents occasionnés lors de leurs déplacements pour se rendre sur leurs lieux de formation, les frais de restauration, ainsi que les frais pédagogiques auprès des organismes.

Renseignement et suivi au fil de l'eau de bases de tableaux de bord et autres tableaux de suivi pouvant inclure des données financières

• Participation à la clôture exercice comptable

Autres détails

Compétences recherchées

• Secret professionnel

Profil recherché

Savoir-faire requis du métier :

• Accueillir et orienter les intervenants, formateurs et agents
• Définir, adapter et optimiser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
• Organiser son planning de travail en fonction des priorités évoquées lors des réunions de service.
• Identifier les informations communicables à autrui tout en respectant le secret professionnel
• Organiser et classer des données, des informations, des documents divers
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et rapports relatifs à la formation (attestations, dossiers de formation …)
• Maîtriser les outils bureautiques et technologie de l’information et de la communication
• Saisir le recueil des besoins en formation afin de mettre en place le plan de formation pour l’année à venir.
• Etre capable de renseigner le personnel sur le droit à la formation (dispositifs de formation existants).

Qualités necessaires:

• La discrétion
• La réactivité

Description de l'établissement

Le Centre Hospitalier Universitaire de Guyane est l’établissement de référence en matière de soins, d’enseignement et de recherche dans ce territoire ultramarin unique.

Implanté sur trois sites principaux — Cayenne, Kourou et Saint‑Laurent du Maroni — le CHU Guyane couvre un vaste territoire, au cœur de l’Amazonie française, et répond aux besoins de santé d’une population jeune, multiculturelle et en constante évolution.

Le CHU de Guyane joue un rôle essentiel dans l’offre de soins spécialisée et de proximité, tout en participant activement à la formation des professionnels de santé grâce à ses partenariats universitaires. Il est également un acteur engagé dans la recherche en santé tropicale, en épidémiologie et dans l’innovation biomédicale adaptée aux réalités du territoire.

Travailler au CHU de Guyane, c’est s’investir dans un projet médical ambitieux, dans un environnement humain et naturel hors du commun. C’est aussi relever des défis professionnels stimulants tout en contribuant à un service public de santé solidaire et inclusif.

Une carrière s'enrichit de diversité,

Le Centre Hospitalier Universitaire de Guyane vous attend !

3 Av. Alexis Blaise, Cayenne 97300, French Guiana