Assistant(e) de Direction F/H H/F
Missions principales
Assurer l'appui administratif, organisationnel et opérationnel du service afin de garantir la fiabilité des procédures, la qualité du suivi des dossiers et le respect des échéances.
Contribuer à la coordination des activités, en assurant la gestion documentaire, le suivi administratif et financier, et l'interface avec les interlocuteurs internes et externes. Gestion administrative et documentaire
Préparer, saisir, mettre en forme, contrôler et classer les documents administratifs liés à l'activité du service
Gérer les courriers internes, notamment au sein de la DGL, et rédiger les réponses aux sollicitations, notamment celles des locataires
Constituer, mettre à jour et assurer l'archivage physique et numérique des dossiers, conformément aux procédures internes. Suivi des dossiers et des engagements
Suivre les échéances et l'avancement des dossiers, et alerter en cas de retard ou d'anomalie.
Créer et suivre les engagements dans l'outil ULIS.
Participer au suivi administratif et financier (contrôle des pièces, transmission pour validation, suivi des factures et paiements).
Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs d'activité.
Organisation et coordination
Préparer les réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
Assurer le suivi administratif et logistique des projets et des procédures.
Assurer l'interface entre les directions et au sein de la DGL.
Coordonner les échanges avec les services internes et les partenaires externes (prestataires, administrations, collectivités, partenaires institutionnels). Communication et relationnel
Accueillir et orienter les interlocuteurs physiques et téléphoniques, traiter les demandes d'information ou les relayer auprès des services concernés
Préparer des supports de communication internes et externes, tels que des annonces ou des notes d'information.
Amélioration continue- Contribuer à la veille réglementaire et documentaire.- Participer à l'amélioration continue des outils et des procédures.
