Assistant.e de direction F/H – CDD 1 an renouvelable 1 an

À PROPOS D’ACTIS

Avec un parc de 12500 logements et équivalents, ACTIS, bailleur de la métropole grenobloise, est un partenaire reconnu des collectivités territoriales sur les différents axes d’intervention des politiques locales de l’habitat: gestion de proximité, construction, renouvellement urbain, développement soutenable des territoires, …

Fort d’un collectif de 250 salariés, professionnels de l’habitat, ACTIS axe son projet d’entreprise sur la Qualité: «Qualité de Service» et «Qualité de Vie au Travail»

LE POSTE

Nous recherchons un·e Assistant·e de direction H/F en CDD.

Rattaché·e au Service Secrétariat de Direction — Direction générale

Rattaché·e à la Responsable du Secrétariat de direction, vous contribuez à la fluidité de l’organisation et au bon fonctionnement de la gouvernance d’Actis. Véritable partenaire de l’équipe de direction, vous anticipez les besoins, coordonnez les activités et garantissez la qualité du soutien administratif et organisationnel apporté au Président, au Directeur Général et aux Directeurs de Pôle.

Interface privilégiée entre l’équipe de direction et les interlocuteurs internes et externes (services, administrateurs, collectivités, associations de locataires, prestataires…), vous jouez un rôle clé dans la circulation de l’information, le respect des échéances et la continuité de service.

Dans un environnement où les priorités évoluent rapidement, vous faites preuve d’organisation, de discrétion, de réactivité et d’un excellent sens du service afin d’accompagner efficacement l’équipe de direction au quotidien.

VOS MISSIONS

Coordination des agendas et de la correspondance

• Coordonner les agendas en conciliant les priorités, les contraintes et les imprévus
• Organiser les rendez-vous et assurer leur préparation
• Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, e-mails et autres documents
• Garantir la diffusion des informations et veiller au suivi des échanges

Organisation des instances et des événements

• Planifier, préparer et coordonner les réunions, commissions et instances internes
• Élaborer les dossiers nécessaires au bon déroulement des réunions et en assurer le suivi administratif
• Organiser les déplacements et les événements ponctuels (séminaires, réunions, temps institutionnels)

Suivi des dossiers et appui à l’activité

• Assurer le suivi des dossiers confiés par l’équipe de direction et veiller au respect des échéances
• Centraliser, fiabiliser et mettre à disposition les informations nécessaires à la prise de décision
• Contribuer à la coordination des activités et à l’amélioration continue des méthodes de fonctionnement du secrétariat de direction

Accueil et relation avec les interlocuteurs

• Prendre en charge l’accueil téléphonique du standard d’Actis
• Accueillir les visiteurs et gérer les appels destinés à l’équipe de direction
• Faciliter les relations avec les partenaires internes et externes en garantissant un accueil de qualité, un traitement réactif des demandes et une communication fluide

PROFIL & COMPÉTENCES

Profil recherché

• Bac+2 en secrétariat / assistanat de direction
• Minimum 3 ans sur un poste similaire
• Aisance avec les outils informatiques (bureautique)
• Excellentes capacités rédactionnelles et sens de la communication
• Connaissance de l’environnement des collectivités locales — un plus

Qualités attendues

• Excellent sens de l’organisation et capacité à prioriser efficacement
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Réactivité et capacité d’adaptation
• Polyvalence et excellent sens du relationnel
• Sens du service et anticipation des besoins

CE QUE NOUS VOUS OFFRONS

Rémunération attractive

• 13e mois & intéressement
• Titres restaurant & mutuelle avantageuse
• Forfait mobilité douce

Qualité de vie au travail

• Télétravail & flexibilité horaire
• RTT & équilibre vie pro/perso
• Management : confiance & autonomie

Formation & mobilité

• 61 % des équipes formées/an
• Académie des formateurs interne
• Passerelles métiers & « vis ma vie »

Nos valeurs: Proximité · Innovation · Confiance · Engagement social · Engagement environnemental

Mission d’intérêt général · Index égalité 97/100 · Label Quali HLM · Charte de la Diversité

CONDITIONS DU POSTE

Contrat & rémunération

• Rémunération : à partir de 2178,13 € bruts/mois, selon profil et expérience
• Temps de travail : 35 heures, avec aménagement possible du temps de travail (22 RTT par an – base année complète) · accord télétravail
• Indemnités CDD : IFM 10 % & ICCP 10 % (sous conditions)

Avantages en détail

• Titres restaurant : 9 €/jour (prise en charge ACTIS : 60 %)
• Mutuelle : prise en charge ACTIS à 93 %
• Forfait mobilité douce : jusqu’à 500 €/an
• Prise en charge des frais de transports en commun: 60%