Assistant.e de direction F/H - 201

RESPONSABILITÉS :

RESSOURCES-HUMAINES (RH) :
- Logistique de la commission BIATSS du DMMP (avancements)
- Référent des secrétariats universitaires au CHU.
- Suivi de proximité des carrières et des campagnes des Hospitalo-Universitaires du DMMP (tableaux de bord, enquêtes, primes, demandes d'autorisations de cumul d'activités) et des BIATSS du DMMP
SCOLARITÉ :
- Gestion des demandes de Césure
- Commission des Maîtres de Stages Universitaires (MSU)
- Réservations des salles (site des allées Jules Guesde et du 133 route de Narbonne) sur CELCAT pour les DU, DIU, Masters et associations.
- Participation à l'organisation des EDN (Épreuves Dématérialisées Nationales), ECOS (Examens Cliniques Objectifs Structurés) et autres examens des scolarités.
PATRIMOINE, LOGISTIQUE ET SÉCURITÉ :
- Projets transversaux : Cordée Ambition Études de Santé.
- Appui à la logistique, maintenance et sécurité du site en collaboration avec la conciergerie du site.
- Accueil des visiteurs
- Remplacement des agents d'accueil
- Organisation des élections et à la tenue des bureaux de vote
- Logistique du Comité stratégique de site
AFFAIRES GÉNÉRALES :
- Suivi et organisation et répartition des responsables des ICOGI (Instances Compétentes pour les Orientations Générales de l'Institut) / CAC (Commission d'Attribution des Crédits) et Commissions disciplinaires
- Réalisation de tickets GUN
- Mise à jour du site internet du DMMP: logiciel KSUP
- Organisation et logistique d'événements, de cérémonies, d'assemblées générales, de commémorations, de tournages de film.
- Référent DMMP pour le Journal de la Faculté de santé.

Conditions générales du poste
· Catégorie du poste : C
· Corps de recrutement : ATRF/ADJAENES
· Quotité de travail : 100%
· Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
· Poste ouvert uniquement aux contractuels
· Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : 12 mois
· Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 2
· Rémunération:
Pour les contractuels: elle est comprise entre 1801.74€ € et 1900.19 € en fonction de l' expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)
· Localisation géographique : Departement MMP – 37, Allées Jules Guesde 31000 Toulouse.

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des services publics et notamment de l'enseignement supérieur (si possible) ou poste équivalent dans une autre structure

Savoir faire technique :
- Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques et de leur environnement

Savoirs comportementaux :
- - Respect de la confidentialité des informations (gestion de l'information reçue et donnée)
- - Savoir identifier les priorités et les hiérarchiser, savoir identifier les interlocuteurs compétents
- - Maîtriser les techniques d'accueil et posséder une bonne expression orale
- - Savoir transmettre l'information écrite et orale sous forme de synthèse

Diplômes requis : Bac
Expérience souhaitée : Débutant accepté

Avantages :

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• Contributions à la complémentaire santé
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
• Télétravail possible en fonction du poste
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Crèche
• Formations