Assistant(e) de direction et de gestion (alternance)

Missions

Missions permanentes : cœur du poste

• Gestion et optimisation de l'agenda de la Direction, et ponctuellement de celui de l'équipe
• Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements : logistique, réservations, préparation des salles et des documents
• Rédaction, mise en forme et suivi des courriers, comptes rendus de réunion et notes
• Traitement du courrier et des e-mails prioritaires : tri, orientation, préparation des réponses
• Préparation des dossiers et des supports de présentation de la Direction
• Suivi des dossiers transverses portés par la Direction et relances internes auprès des services concernés
• Tenue à jour des échéanciers et alerte de la Direction sur les délais

Missions d'appui : à la demande de la Direction

Ces missions ne constituent pas un poste dans le poste : elles sont confiées ponctuellement ou régulièrement par la Direction, qui en définit le contenu, le discours et les limites.

Relation client

• Relances téléphoniques et par e-mail sur les devis, les factures et les demandes d'information
• Suivi des prospects et mise à jour du fichier client (CRM)
• Prise de rendez-vous et envoi de la documentation commerciale

Achats et fournisseurs

• Recherche de fournisseurs et de prestataires
• Demandes de devis et mise en forme de comparatifs
• Suivi des commandes et des livraisons
• Mise à jour du fichier fournisseurs, veille sur les prix et les produits

Pilotage

• Collecte et mise à jour des tableaux de bord ventes, activité et indicateurs de performance
• Suivi des statistiques commerciales et marketing
• Mise en évidence des écarts et alerte de la Direction

Veille et documentation

• Recherches ciblées sur le marché, la concurrence, les partenaires et la réglementation, avec restitution synthétique
• Constitution et mise à jour de bases documentaires

Administratif

• Suivi des contrats, des factures et des échéances
• Appui ponctuel aux services comptabilité et ressources humaines
• Tâches ponctuelles de support aux équipes

Compétences attendues

Savoir-faire

• Maîtrise du pack Office, en particulier Excel (tris, filtres, tableaux croisés dynamiques, formules simples)
• Rédaction professionnelle : orthographe et syntaxe sûres, capacité à faire une synthèse courte
• Aisance téléphonique en situation de relance
• Utilisation d'un CRM et d'un ERP (formation interne assurée)
• Recherche d'information structurée et restitution exploitable

Savoir-être

• Organisation et gestion des priorités dans un environnement à sollicitations multiples
• Discrétion et respect de la confidentialité : élément déterminant, le poste donne accès à des informations sensibles
• Autonomie progressive et capacité à rendre compte
• Fiabilité dans le suivi et la relance
• Curiosité pour l'environnement industriel