Assistant(e) de direction – Coordination administrative (H/F)

Vous souhaitez occuper un poste transversal au cœur d’une structure dynamique, au contact de services variés et de projets liés au tourisme, à l’événementiel et à la gestion d’équipements ?

L’Office de Tourisme et des Congrès du Grand Chalon recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) & de direction pour accompagner la Direction générale dans la coordination administrative de l’établissement.

Présentation du poste

Ce poste implique une coordination administrative entre plusieurs services de l’établissement, en lien direct avec la Direction générale, les responsables de services et le pôle comptabilité. L’assistant(e) de direction contribue à la bonne circulation de l’information et au suivi administratif des dossiers structurants.

L’organisation de l’EPIC s’articule autour de plusieurs pôles d’activités et services, notamment :

• A Chalon Évènements

• A Chalon Plaisance

• ainsi que la Direction générale et le pôle comptabilité / gestion.

Le poste nécessite une coordination administrative régulière entre ces différents services et leurs responsables, afin de garantir la fluidité des échanges, la bonne circulation de l’information et le suivi des dossiers administratifs de l’établissement.

Appui direct à la Direction générale

• Organisation et suivi des Comités de Direction
• Préparation des ordres du jour, convocations et dossiers
• Rédaction et diffusion des comptes rendus
• Suivi des décisions et plans d’actions
• Gestion de l’agenda stratégique de la Direction
• Interface administrative avec les élus, partenaires institutionnels et services de l’agglomération
• Assistance administrative à l’évènementiel

Coordination administrative des services

• Coordination administrative entre les différents services de l’EPIC
• Organisation et circulation de l’information interne
• Harmonisation et suivi des procédures administratives/fournisseurs
• Centralisation et mise à jour des documents cadres (contrats, conventions, règlements)
• Appui administratif aux responsables de services pour la rédaction de notes, courriers et dossiers

Gestion administrative des marchés publics et gestion des fournisseurs

• Suivi administratif des marchés publics et procédures de consultations
• Rédaction et mise en forme des pièces administratives
• Suivi des procédures (publicité, consultation, notifications)
• Classement et archivage des dossiers
• Interface avec les services juridiques et financiers

Profil recherché

Expérience appréciée dans :

• une structure publique ou parapublique, privé
• un environnement nécessitant coordination multi-services et gestion administrative rigoureuse

Compétences attendues

Compétences administratives

• Excellentes capacités rédactionnelles
• Maîtrise de l’organisation administrative
• Bonne connaissance ou appétence pour les marchés publics
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Maîtrise des outils collaboratif et IA

Qualités personnelles

• Organisation et sens des priorités
• Autonomie et rigueur
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Esprit d’équipe
• Capacité d’adaptation dans un environnement transversal
• Aisance dans les relations professionnelles

• Lieu : Parc des Expositions – Chalon-sur-Saône
• Poste en lien direct avec la Direction générale et les responsables de service

Envoyez votre CV et lettre de motivation à :

Office de Tourisme et des Congrès du Grand Chalon