Assistant(e) de direction CCAS (H/F)

RESPONSABILITÉS :

La ville recherche son/sa assistant(e) de direction au sein du centre communal d'action sociale

Au sein du CCAS et sous l'autorité de la directrice, vous avez pour mission la réalisation de travaux bureautique, le suivi des projets, la gestion comptable et êtes garant de la bonne organisation des réunions/conseils. Vous serez également le référent des associations.

Poste à pourvoir dès que possible par voie de mutation ou détachement d'un an, ou par voie contractuelle CDD 1 an renouvelable. Catégorie C. Filière administrative

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

- -Prendre en note et mettre en forme tout type de courriers, utilisation du logiciel Acropolis et Fast

- -Organiser le classement, l'archivage des dossiers, la gestion des registres d'actes

- -Gestion des stocks et suivis des commandes de fournitures administratives du CCAS

• Gestion des demandes de travaux

Suivi des projets et des activités de la Direction

- -Intégrer les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

- -Renseigner des tableaux de suivi des activités de la Direction

- -Contribuer au montage de tout dossier élaboré par la Direction et suivre certains dossiers en autonomie

Gestionnaire comptable du CCAS

- -Suivi comptable du budget du CCAS et des marchés publics

- -Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables

- -Saisie des bons de commandes, contrôle des factures du service, émission des mandats et des titres, création des tiers

Organisation et planification des réunions, des conseils d'administration

• Rédaction des ordres du jour en concertation avec la Directrice

- -Préparation et suivi de la gestion des Conseils d'Administration

• Suivi logistique des réunions, préparation des dossiers correspondants et rédaction des comptes rendus

Référent des associations rattachées au CCAS

- -Gestion des demandes de prêts de salle annuelles et ponctuelles

- -Organisation, recensement des demandes de subvention en lien avec la Directrice

- -Suivi des tableaux de bords et de la facturation

Accueil physique et téléphonique de la Direction

• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent

- - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Missions annexes

- - Participation aux différents événements organisés par la direction et au dispositif canicule

- - Accueil physique et téléphonique du public du CCAS en fonction des besoins du service

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoir et connaissances :

• Connaissance du fonctionnement d'une collectivité et d'un CCAS
• Connaissance des finances publiques et de la M57
• Techniques et outils de gestion de l'activité (tableaux de bord)
• Notions d'organisation, de gestion du temps de travail et de planification
• Procédure et règles de transmission de l'information (discrétion et secret professionnel)
• Aisance rédactionnelle
• Principes de rédaction d'actes et écrits administratifs (note de synthèse, compte-rendu, délibération...)
• Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
• Savoir gérer les urgences
• Maîtrise des techniques de secrétariat/d'assistanat de direction ainsi que les règles de communication écrite et orale.
• Aisance relationnelle, sens de l'écoute et du contact ainsi que des capacités d'adaptation pour travailler en équipe (rendre compte, partager l'information et assurer la continuité du service) et répondre aux différents interlocuteurs (internes, externes).
• Maîtrise des outils informatiques Word (rédaction, mise en forme, publipostage), Excel (mise en forme, suivi de tableaux) et Powerpoint, Outlook (messagerie, agenda), Internet.
• Aisance avec les logiciels métiers : CIRIL, Air délib

Autres sujétions particulières ou degré d'expositions (conditions d'exercice) :

• Heures supplémentaires en début de soirée (4 fois par an minimum pour les Conseils d'Administration)