Assistant.e de direction au pôle assistant de direction

Mission

Le pôle d'assistanat de direction a pour mission de fournir un appui administratif, en cours de création, aura pour mission de fournir un appui administratif, organisationnel et logistique au Directeur Général de l'ESPCI, mais également aux autres directions supports (Direction Générale des Services, Direction des Ressources Humaines, Direction Financière, Direction de l'Appui à l'Innovation, Service Informatique). Par ailleurs le développement de l'appui à la vie étudiante (logements, bourses, …) implique de plus en plus de tâches administratives que ce pôle viendra assurer.

L'assistant.e viendra donc rejoindre ce pôle en appui et sous l'autorité de la responsable de pôle et sera placé sous son autorité hiérarchique.

Missions et responsabilités :

Missions transversales du pôle :

Tenir des agendas, organisation des réunions et des évènements ;

Gérer des bons de commande et des factures ;
Rédiger des courriers et des comptes-rendus ;
Effectuer le suivi des signatures des documents à l'attention du DG et du DGS ;

Participer à l'organisation des déplacements du DG et du DGS ;

Aider à l'organisation des comités de promotion en lien avec la DRH ;

Participer à l'organisation d'évènements pilotés par la direction de la communication ;
Participer à l'élaboration des évènements mission égalité femmes-hommes, développement durable, et égalité des chances et diversité.

Missions gestion des logements étudiants :

Gérer et suivre les demandes de logements et aides diverses associées des étudiants ;

Établir des documents officiels pour les étudiants et pour les partenaires le cas échéant ;

Assurer la gestion administrative des demandes (récupération et études des dossiers, …) ;

Assurer la gestion logistique des commissions (préparation des commissions…) ;
Saisir des informations administratives dans le logiciel de scolarité et la plateforme dédiée.

Connaissances et qualités recherchées :
Intérêt marqué pour l'environnement scientifique.

Savoir-faire :
– Qualités rédactionnelles ;
– Aisance dans l'utilisation des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Beesy).

Profil requis :
– Polyvalence, autonomie, sens de l'accueil et de l'organisation ;
– Disponibilité, sens de l'écoute ;
– Esprit de synthèse et d'analyse ;
– Capacité à prendre des initiatives et à gérer des priorités ;
– Capacité à faire preuve de réactivité face aux situations urgentes ou imprévues ;
– Rapidité et efficacité ;

- Anglais souhaité

Une connaissance du fonctionnement et de l'organisation de la fonction publique, notamment territoriale, est souhaitée.

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