Assistant(e) de Direction / Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e)

Le poste est rattaché à la Direction de RCA Factory, agence du Groupe IQVIA, et travaille en lien étroit avec les équipes commerciales, conseil, opérations, finance, administration des ventes et les interlocuteurs du groupe, y compris dans un environnement international.

Finalité du poste

L’Assistant(e) de Direction assure un rôle central de support administratif, commercial et organisationnel, contribuant au bon fonctionnement quotidien de l’agence, au suivi des processus commerciaux, à la gestion administrative des dossiers clients et au support opérationnel d’activités associatives, notamment dans l’écosystème santé et data.

Missions principales

1. Support administratif et commercial : établir, mettre en forme et transmettre les devis clients dans le respect des procédures internes de RCA Factory et du Groupe IQVIA ; suivre les devis émis, les bons de commande, contrats clients et documents administratifs associés ; coordonner les échanges avec les équipes internes ; relancer les parties prenantes pour sécuriser les échéances ; veiller à la conformité et à la traçabilité des documents ; contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs liés au cycle de vente ; être en mesure d’échanger en anglais avec certains interlocuteurs internes du Groupe IQVIA.
2. Gestion et suivi des opportunités dans Salesforce : saisir les opportunités commerciales dans Salesforce / SFDC, mettre à jour les informations relatives aux opportunités (statut, montant, échéances, documents associés, interlocuteurs, étapes de validation, prévisions) ; assurer la fiabilité et la complétude des données ; collaborer avec les équipes commerciales et opérationnelles pour garantir un suivi rigoureux du pipeline ; contribuer à la visibilité de l’activité commerciale à travers la mise à jour régulière des informations dans les outils internes.
3. Support administratif d’une association loi 1901 : gérer la comptabilité courante, suivre les cotisations des membres, participer aux suivis comptables de premier niveau, préparer et diffuser les documents de présentation de l’association, contribuer à l’onboarding des nouveaux membres, mettre à jour les outils de suivi et assurer l’interface avec les membres, partenaires et prestataires.
4. Suivi administratif interne : suivre les récupérations et absences spécifiques des collaborateurs selon les règles internes ; mettre à jour les tableaux de suivi RH ou administratifs ; veiller à la circulation de l’information entre collaborateurs, managers et services ; participer à la coordination administrative des sujets internes de l’agence.
5. Organisation des déplacements professionnels : organiser les déplacements des collaborateurs (transport, hôtels, prestations) en respectant les contraintes de planning, budgets et politiques internes ; suivre les réservations, confirmations, modifications et justificatifs ; gérer ajustements, annulations ou urgences liés aux déplacements ; interagir avec prestataires ou plateformes de réservation en français ou en anglais.

Activités transverses

Préparer, mettre à jour et suivre différents tableaux de bord administratifs et commerciaux ; classer, archiver et organiser les documents selon les procédures internes ; assurer une communication fluide avec les interlocuteurs internes et externes en français et ponctuellement en anglais ; contribuer au respect des échéances administratives, commerciales et contractuelles ; participer à la qualité du service rendu aux équipes, clients, membres et partenaires ; apporter un soutien opérationnel à la Direction et aux équipes dans la gestion quotidienne de l’agence.

Profil recherché

Formation : Bac+2 à Bac+3 en assistanat de direction, gestion administrative, gestion PME-PMI, commerce, administration des ventes ou équivalent. Une expérience dans un environnement agence, conseil, santé, data, services B2B ou groupe international est appréciée.

Expérience : expérience réussie en assistanat de direction, assistanat administratif, assistanat commercial ou administration des ventes ; suivi de devis, bons de commande, contrats clients et processus de facturation appréciée ; maîtrise ou pratique de Salesforce / SFDC constitue un atout ; connaissance du fonctionnement d’une association loi 1901 un plus ; expérience dans un environnement international ou matriciel appréciée.

Compétences techniques : très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) ; connaissance de Salesforce / SAP souhaitée ; capacité à gérer des tableaux de suivi et à fiabiliser des données administratives ou commerciales ; bonne compréhension des processus administratifs, commerciaux et contractuels ; aisance avec les outils collaboratifs et les environnements digitaux ; respect des procédures internes structurées.

Qualités personnelles : rigueur, fiabilité, sens de l’organisation ; capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et à prioriser les urgences ; excellent relationnel et sens du service ; discrétion et respect de la confidentialité ; autonomie, réactivité et esprit d’initiative ; bonne communication écrite et orale en français et en anglais ; capacité à travailler avec des interlocuteurs variés (direction, équipes commerciales, consultants, fonctions support, clients, membres et partenaires).

Environnement du poste

Le poste s’inscrit au sein de RCA Factory, Groupe IQVIA, dans un environnement exigeant, dynamique et orienté santé, data et services aux acteurs de l’écosystème santé. L’Assistant(e) de Direction joue un rôle clé dans la coordination administrative de l’agence, la sécurisation des processus commerciaux et contractuels, le support aux équipes et la fluidité du fonctionnement quotidien. La pratique de l’anglais est nécessaire pour évoluer efficacement dans l’environnement international du Groupe IQVIA.