Assistant.e de direction

Responsabilités

• Coordonner la circulation d'informations clés au sein du département et auprès des autres services
• Organiser des réunions et effectuer la gestion des agendas
• Prendre en charge l'accueil des visiteurs : clients, partenaires, candidats…
• Organiser les déplacements (billets, réservation d'hôtel, visas, taxi) et contrôler les notes de frais
• Assurer le traitement administratif des courriers et dossiers
• Éditer les bons d'envoi de courriers express ou de matériels
• Assurer le suivi, archiver, répertorier les documents (papiers et électroniques) liés à l'activité du département
• Saisir les demandes d'achats (devis, bons de commande, factures)
• Participer au montage des dossiers d'offres sous la supervision du Responsable Commercial de l'offre, en particulier pour les chapitres administratifs (certifications, pièces obligatoires, CV, attestations…)
• Concevoir ou adapter des supports marketing simples avec les équipes concernées : fiches projets, présentations, contenus
• Participer à la mise en forme de tout support documentaire nécessaire aux activités du département
• Tenir à jour, sous la supervision du Directeur Commercial, les références commerciales du département, au format approprié

Profil

• Bac+2 à Bac+3
• Une ou plusieurs expériences similaires et déjà travaillé en interface avec plusieurs équipes
• Maîtrise PowerPoint (mise en page, structuration, visuels simples)
• Solides connaissances d'Excel (tableaux, filtres, graphiques, fonctions de base)
• Très bonne qualité rédactionnelle (synthèse, clarté)
• Aisance avec les outils collaboratifs modernes : SharePoint / Teams, gestion documentaire numérique
• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle, sans perdre le fil ni les délais
• Sens aigu de la structuration et respect des deadlines : documents propres, versions à jour, organisation rigoureuse
• Sens du détail, anticipation des besoins
• Aisance avec des interlocuteurs variés (internes, clients, partenaires) et communication claire, professionnelle, concise
• Autonomie, sens de l'organisation
• Notion de discrétion et confidentialité

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