Assistant·e de Délégation - Délégation du Berry H/F

Le Secours Catholique-Caritas France est une association loi de 1901 à but non lucratif et reconnue d'utilité publique.

Responsabilités

• Assiste le délégué et les autres membres du bureau. Apporte un soutien en termes d'organisation, fait preuve de propositions et met en œuvre les décisions. Gère la communication interne entre les acteurs de la délégation et assure le suivi de l'information (accueil téléphonique, prise de message, orientation, etc.). Veille à la tenue des agendas et des plannings (activités, congés). S'assure du suivi des mandats des bénévoles en responsabilité.

• Gère le secrétariat de délégation en collaboration avec une équipe de bénévoles. Assure et organise l'accueil physique des personnes. Gère le courrier et l’email, centralise les informations entrantes et sortantes, classe et archive la documentation papier et informatique. Élabore, rédige et met en page des courriers, comptes rendus, procédures et outils de communication (ex : journal de la délégation, revues de presse, tracts, affiches...). Contribue à la réalisation du rapport d'activité de la délégation, ainsi qu'aux outils de communication interne et externe. Anime et accompagne une équipe de bénévoles (administration). Gère les stocks d’outils d’animation, les bases de données et tient la caisse. Forme ses bénévoles, anticipe, prépare et contrôle leur travail. Assure le tutorat et accompagne les stagiaires administratifs.

• Assure une gestion administrative en lien avec les acteurs de la délégation. Coordonne le soutien administratif et logistique aux activités de la délégation. Participe à la gestion des locaux : contrats, sécurité, convention, gestion des sinistres et des assurances (bénévoles, véhicules, locaux…), et à la gestion des véhicules (planning, tableau de bord, entretien technique). Assure un soutien à la gestion administrative des ressources humaines. Assure l'organisation des rencontres et événements, le suivi logistique de certaines activités et participe à la vie de la délégation et de la région. Participe à différentes rencontres et évènements : conseil d'animation, réunions de salariés, réunions d'animation, évènement régional. Contribue à former bénévoles et salariés de la délégation dans ses domaines d'activité. Contribue à la « gestion de maison » : normes, consignes mais aussi aux moments conviviaux.

Savoir-faire

• Accueillir, orienter, renseigner un public quel qu'il soit et représenter la délégation avec le sourire et l'envie d'aider.

• Mettre en œuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement.

• Gérer un planning.

• Accomplir des formalités administratives et réglementaires.

• Maîtriser Facebook et Instagram.

• Créer, programmer et lancer une campagne de communication.

• Utiliser des logiciels de gestion de projets (Trello, Smartsheet), des logiciels de traitement de base de données, et du graphisme (Canva).

• Maîtriser les procédures internes.

• Maîtriser la gestion administrative.

• Maîtriser les logiciels de bureautique (MS, Google).

• Avoir le sens de l'organisation dans un environnement où l'imprévu fait souvent partie du quotidien.

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs du fonctionnement de la délégation.

• Faire preuve de réactivité et d'une grande polyvalence.

• Être à l'écoute, faire preuve d'empathie, rester disponible et ne pas perdre le sens de l'humour sous pression.

• Permis de conduire et maîtrise des outils bureautiques indispensables.

Avantages

• 25 jours de congés.

• Rémunération annuelle entre 28 et 32 K€ selon profil et expérience.

• Possibilité de bénéficier de 18 jours de RTT par an.

• Tickets restaurants de 11€ (60 % pris en charge par l'employeur).

• Mutuelle familiale d'entreprise (couvre le salarié, conjoint et enfants pour la même cotisation).

• Transport : 50 % abonnement de transport collectif / forfait mobilité durable de 350 € nets dans le cadre de l'utilisation d'un vélo personnel / assistance électrique.

• Parcours d'accueil et d'intégration (différentes étapes sur le territoire et au sein du réseau national) et parcours de développement des compétences.

• Association labellisée Cap'Handéo, l'association est engagée auprès de ses salariés aidants.